Lợi ích từ việc tích hợp các hệ thống quản lý
Số lượng các doanh nghiệp Việt Nam áp dụng các hệ thống quản lý ngày một gia tăng. Đây là điều đáng mừng, bởi doanh nghiệp đã nâng cao nhận thức và năng lực cạnh tranh. Mặt khác, thực tế này cũng cho thấy, môi trường hoạt động kinh doanh đang ngày càng khắt khe và cạnh tranh gay gắt, nếu các doanh nghiệp thờ ơ, chậm trễ sẽ bị tụt hậu và đào thải.
Việc áp dụng các hệ thống quản lý đang giúp doanh nghiệp Việt Nam nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, tạo niềm tin với người tiêu dùng và tăng sức cạnh tranh với các sản phẩm khác. Những hệ thống quản lý phổ biến đang được doanh nghiệp Việt Nam áp dụng là: ISO 9001 - quản lý chất lượng, ISO 14001 - hệ thống quản lý môi trường, OHSAS/ ISO 45001 - quản lý an toàn và sức khỏe nghề, ISO/IEC 27001 - hệ thống quản lý an ninh thông tin, ISO 22000/HACCP - hệ thống quản lý an toàn thực phẩm… Tuy nhiên, đến nay hầu hết doanh nghiệp Việt Nam mới chỉ dừng lại ở việc áp dụng các hệ thống một cách độc lập, mà chưa quan tâm tới sự tích hợp.
Theo các chuyên gia về năng suất, tất cả các hệ thống quản lý đều có phương pháp tiếp cận chung và khả năng áp dụng tích hợp, tùy thuộc vào mỗi ngành nghề. Việc tích hợp này mang tính bổ trợ, cùng phát huy các điểm mạnh và khắc phục cho nhau những hạn chế, từ đó tạo nên đột phá cho doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp khi kết hợp cần có một quy trình và tận dụng tối đa các điểm mạnh, điểm bổ trợ cho nhau từ những tiêu chuẩn để tạo nên một thể thống nhất, bài bản và xuyên xuốt. Mục đích cuối cùng doanh nghiệp đạt được là hệ thống sản xuất vận hành trơn tru, giải phóng sức lao động, tăng năng suất và chất lượng sản phẩm.
Các doanh nghiệp nhỏ và vừa cần sớm thực hiện việc tích hợp các hệ thống quản lý với sự tư vấn của chuyên gia.
Tích hợp các hệ thống quản lý: Những yêu cầu cơ bản khi áp dụng thực tiễn
Theo các chuyên gia thuộc Viện Năng suất Việt Nam, việc tích hợp các hệ thống quản lý với nhau không phải cứ mang các nội dung của hệ thống quản lý này ghép với nội dung của hệ thống quản lý khác và thực hiện là xong. Nếu như vậy, hệ thống quản lý sẽ bị chồng chéo, khi áp dụng sẽ trở lên rối loạn, không thống nhất. Khi đó, việc nâng cao năng suất bị cản trở và doanh nghiệp sẽ loay hoay trong quá trình sản xuất vì mỗi hệ thống quản lý sẽ có một bước thực hiện riêng. Việc tích hợp theo kiểu máy móc này chỉ khiến doanh nghiệp tốn thời gian và nhân lực nhiều hơn.
Do đó, khi tích hợp hệ thống quản lý, doanh nghiệp phải hiểu rõ bản chất và nguyên tắc của những hệ thống này, chắt lọc ở các hệ thống những gì ưu điểm nhất, phù hợp với doanh nghiệp mình và xây dựng một quy trình khoa học. Đặc biệt, quá trình xây dựng tích hợp cần có sự tham gia của các chuyên gia.
Về kinh nghiệm quốc tế trong vấn đề này, chúng ta có thể học hỏi kinh nghiệm từ Nhật Bản. Nhiều doanh nghiệp tại quốc gia này đã triển khai áp dụng tích hợp hệ thống quản lý ISO 9001 và ISO/IEC 27001. Cụ thể, với ISO 9001, lãnh đạo của tổ chức lựa sẽ chọn, chỉ định một số nhân sự chủ chốt của các bộ phận để tạo thành nhóm nhân sự phục vụ việc xây dựng và áp dụng ISO. Nhóm nhân sự này nắm rõ công việc, trách nhiệm, quyền hạn của từng người trong bộ phận của mình để xây dựng được quy trình/hướng dẫn cụ thể, phù hợp nhất với từng vị trí công việc. Trong khi đó, ISO/IEC 27001 giúp quản lý an toàn thông tin một cách hiệu quả nhất (thông tin bao gồm dữ liệu được lưu lại dưới dạng điện tử hoặc dữ liệu được in ra). Thông qua việc áp dụng ISO/IEC 27001 và ISO 9001, các nhân sự chủ chốt của các bộ phận sẽ xác định được loại thông tin và các rủi ro có thể xảy ra, từ đó thiết lập hệ thống kiểm soát cũng như các quy trình để giảm thiểu các rủi ro này.
Khi áp dụng tích hợp hệ thống quản lý ISO 9001 và ISO/IEC 27001, các doanh nghiệp Nhật Bản đều thu được những kết quả tích cực như: tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả khi giải quyết tất cả các yếu tố của hệ thống quản lý, kiểm soát chất lượng sản phẩm/dịch vụ tốt hơn... Từ đó, nâng cao uy tín của doanh nghiệp, tăng sức cạnh tranh, phát triển bền vững, tạo lòng tin với khách hàng/đối tác, thúc đẩy quá trình toàn cầu hóa và tăng cơ hội hợp tác quốc tế.
Khi tích hợp các hệ thống quản lý, doanh nghiệp sẽ tận dụng được những ưu điểm của từng hệ thống trong việc nâng cao năng suất.
Khi kết hợp hai hay nhiều hệ thống quản lý với nhau, các doanh nghiệp sẽ phải trải qua các bước sau: i) Giai đoạn chuẩn bị; ii) Xây dựng tài liệu; iii) Áp dụng (bao gồm cả đánh giá nội bộ); iv) Đánh giá chứng nhận; v) Duy trì cải tiến. Như vậy, so với việc doanh nghiệp áp dụng một tiêu chuẩn thì các bước tiến hành tích hợp cũng tương đương, song lợi ích mang lại được nhân đôi, đồng thời kiểm soát rủi ro tốt hơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể triển khai tích hợp nhiều tiêu chuẩn cùng một lúc bằng cách tìm thấy những điểm tương đồng giữa các tiêu chuẩn phù hợp với ngành nghề kinh doanh của mình.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng cần lưu ý khi áp dụng tích hợp các hệ thống quản lý. Kinh nghiệm từ các doanh nghiệp Nhật Bản cho thấy, mặc dù có nhiều điểm tương đồng trong tích hợp các hệ thống quản lý với nhau, nhưng các doanh nghiệp này đã mất một khoảng thời gian dài để nghiên cứu rồi mới đưa ra phương án. Ban đầu, phương án thích hợp chỉ được áp dụng ở một số bộ phận sản xuất, sau khi thành công mới nhân rộng mô hình vì mỗi hệ thống đều có những điểm riêng biệt, với các yêu cầu khác nhau và cần phải có sự hòa hợp trong các bước thực hiện ở mỗi tiêu chuẩn. Do vậy, mỗi doanh nghiệp cần nghiên cứu những tiêu chuẩn theo đúng ngành nghề cụ thể, lên chương trình chi tiết khi áp dụng, sao cho đạt hiệu quả tối ưu nhất.
Hoàng Dương