Khó khăn của doanh nghiệp
Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp đã và đang áp dụng một số hệ thống quản lý nhằm giải quyết nhiều vấn đề xảy ra trong khi hoạt động, từ đó dần xây dựng một hệ thống quản lý cho riêng mình.
Tuy nhiên, khi quy mô hoạt động của doanh nghiệp lớn dần, cộng hưởng với những vấn đề tự phát sinh, dẫn tới hệ thống quản lý bài bản sẽ mất kiểm soát. Sự mất kiểm soát này có thể được thể hiện qua sản phẩm lỗi, khiếu nại của khách hàng, không có sự phối hợp ăn ý giữa các bộ phận chức năng trong tổ chức… Để giải quyết sự mất kiểm soát này, đa phần các doanh nghiệp đều áp dụng các tiêu chuẩn hệ thống quản lý, đây là những tiêu chuẩn đã được thử nghiệm trong thực tiễn và tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành.
Việc áp dụng và được chứng nhận của bên thứ 3 về các tiêu chuẩn này bước đầu đã giúp các doanh nghiệp củng cố và xây dựng được hệ thống một cách bài bản, góp phần vào việc cung cấp sản phẩm một cách ổn định về mặt chất lượng. Việc này đáp ứng tính hiệu quả của hoạt động quản lý. Tuy nhiên, sau một thời gian áp dụng và được chứng nhận, doanh nghiệp phải thực hiện cải tiến hệ thống của mình. Mặt khác, các tiêu chuẩn hệ thống quản lý mang tính “phổ quát” cao. Chúng được xây dựng để áp dụng cho mọi loại hình hoạt động của các tổ chức. Các tiêu chuẩn này chỉ đưa ra các yêu cầu “phải làm gì” nhưng không hướng dẫn “phải làm như thế nào”. Việc tìm một phương pháp, kỹ thuật, cách thức, công cụ vừa phù hợp với thực tế hoạt động, vừa đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn là trách nhiệm của tổ chức.
Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của thị trường như ngày nay, yếu tố chất lượng sản phẩm/dịch vụ có thể đảm bảo giữ chân được khách hàng nhưng chưa chắc đã giúp doanh nghiệp tồn tại lâu dài. Vấn đề đặt ra lúc này là làm sao giảm thiểu chi phí hoạt động, hạ giá thành sản phẩm và tạo nhiều giá trị gia tăng cho khách hàng. Đây là những yếu tô vô cùng quan trọng để doanh nghiệp tồn tại. Nói cách khác, ngoài đảm bảo tính hiệu lực còn phải có tính hiệu quả của hoạt động quản lý.
Tối ưu hóa các nguồn lực
Đa phần mọi doanh nghiệp đều mong muốn giảm thiểu chi phí sản và gia tăng năng suất lao động, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách. Đến lúc này, vai trò của các công cụ cải tiến năng suất trở nên quan trọng. Các công cụ năng suất sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các lãng phí dẫn đến đạt kết quả kinh doanh như mong muốn. Như vậy, việc áp dụng đồng thời hay nói cách khác là tích hợp hệ thống quản lý và công cụ năng suất là việc làm cần thiết lúc này cho doanh nghiệp.
Tại Việt Nam, chưa có một nghiên cứu cũng như công bố liên quan đến việc áp dụng tích hợp hệ thống quản lý và công cụ năng suất, chất lượng theo hướng áp dụng các công cụ năng suất để giải quyết các điều khoản hay một nhóm điều khoản mà chỉ ở mức độ áp dụng riêng lẻ các hệ thống quản lý hoặc các công cụ cải tiến năng suất, chất lượng (KPI, Kaizen, QCC, 7 QC Tool…). Vì vậy, cần có 1 phương án tích hợp hệ thống quản lý và công cụ năng suất, chất lượng để hướng dẫn doanh nghiệp và các chuyên gia tư vấn thực hiện việc tích hợp này tại doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý tích hợp của 2 hay nhiều tiêu chuẩn với công cụ năng suất, chất lượng sẽ bao gồm các chính sách, mục tiêu, nguồn lực, quá trình đào tạo, trao đổi thông tin, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo và áp dụng trong toàn bộ tổ chức.
Chính vì vậy khi tích hợp hệ thống quản lý với công cụ cải tiến năng suất, chất lượng, việc triển khai sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các nguồn lực, mang lại các lợi ích như:
Thứ nhất, tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, an toàn thực phẩm, an toàn và sức khoẻ nghề nghiệp của bất kỳ một tổ chức nào cũng là một chỉ báo quan trọng về năng lực quản lý sự thay đổi và bảo đảm một tương lai bền vững.
Thứ hai, việc xây dựng hệ thống tích hợp giúp giảm thiểu mâu thuẫn giữa các hệ thống quản lý đơn lẻ, tránh được sự cồng kềnh về hệ thống tài liệu, đồng thời rút ngắn được thời gian 20-30% so với áp dụng hệ thống riêng lẻ, giúp quá trình đánh giá nội bộ, bên ngoài tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả.
Việc tích hợp hệ thống quản lý và công cụ cải tiến giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng kiểm soát chất lượng.
Thứ ba, hạn chế sự trùng lặp, sắp xếp lại các mục tiêu của doanh nghiệp và nâng cao khả năng kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp. Chủ động kiểm soát các quá trình chất lượng, môi trường, an toàn thực phẩm, an toàn và sức khoẻ nghề nghiệp; hạn chế các rủi ro không đảm bảo về chất lượng, sự cố môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm, sản phẩm lỗi, hỏng hóc máy móc, thiết bị sản xuất, tiến độ, về an toàn, tai nạn lao động, sức khoẻ người lao động…
Cuối cùng, việc tích hợp giúp tiếp cận tốt hơn đối với kiểm soát các rủi ro trong kinh doanh, nâng cao khả năng đáp ứng và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Tạo ra sự thống nhất quản lý các hoạt động, xác định được hiệu quả công tác quản lý một cách toàn diện, tiết kiệm thời gian và chi phí, giảm thiểu các sai lỗi, sản phẩm không phù hợp, cải tiến quy trình hoạt động sản xuất, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo luật định, giảm thiểu số lần đánh giá giám sát xuống còn một nửa; chứng minh với khách hàng rằng, doanh nghiệp có trách nhiệm với định hướng phát triển bền vững…