Một vài nét về thông tin SHCN
Một cách khái quát, thông tin SHCN là thông tin về tình trạng pháp lý của các đối tượng quyền SHCN, bao gồm sáng chế/giải pháp hữu ích, kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu..., được lưu giữ và sắp xếp theo một cấu trúc nhất định để thuận tiện cho việc tiếp cận, tra cứu. Thông tin SHCN được thiết lập và bảo đảm trước hết nhằm mục tiêu hỗ trợ hoạt động sáng tạo, thúc đẩy sản xuất... Vì vậy, nguồn thông tin này là nguồn lực không thể thiếu đối với hoạt động nghiên cứu và phát triển, tạo ra các giải pháp công nghệ mới, giải pháp kinh doanh mới nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường; hoạt động xác lập quyền, bảo vệ và thương mại hóa TSTT của các tổ chức, doanh nghiệp; công tác thẩm định đơn đăng ký bảo hộ quyền SHCN của các cơ quan sở hữu trí tuệ (SHTT) quốc gia và quốc tế [1]. Ngoài ra, thông tin SHCN còn góp phần hỗ trợ phân tích tình hình thị trường liên quan đến đối tượng nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp, xu hướng phát triển của TSTT trong lĩnh vực liên quan... Nói cách khác, thông tin SHCN là nguồn lực đầu vào không thể thiếu được đối với hoạt động quản trị TSTT của mọi tổ chức, doanh nghiệp.
Do vai trò quan trọng của thông tin SHCN, hầu hết các cơ quan SHTT quốc gia và quốc tế đều có trách nhiệm công bố, phổ biến thông tin SHCN thông qua việc ấn hành tư liệu SHCN. Để tiếp cận, tra cứu thông tin SHCN, các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân cần phải sử dụng các công cụ tra cứu. Đối với thông tin sáng chế/giải pháp hữu ích, các công cụ sau đây thường được sử dụng: Bảng phân loại sáng chế quốc tế (phân loại IPC, gồm có 8 phần với hơn 70.000 phân nhóm; phân loại mới nhất là IPC2021.01 có hiệu lực vào ngày 1/1/2021), bộ từ khoá/thuật ngữ kỹ thuật; CD-ROM chứa dữ liệu và bản mô tả sáng chế đầy đủ; các công cụ tra cứu trực tuyến như PATENTSCOPE của Tổ chức SHTT thế giới (WIPO), PatFT của Cơ quan Sáng chế và Nhãn hiệu Hoa Kỳ (USPTO), Espacenet của Cơ quan Sáng chế châu Âu (EUIPO)... Đối với thông tin kiểu dáng công nghiệp và nhãn hiệu, các công cụ sau đây thường được sử dụng: Bảng phân loại quốc tế về kiểu dáng công nghiệp (phân loại Locarno, phiên bản LOC13-2021); các công cụ tra cứu trực tuyến như: Global Design Database của WIPO, PatFT của USPTO, eSearch plus và DESIGN View của EUIPO; catalogue hàng hoá tiêu dùng; CD-ROM về kiểu dáng công nghiệp của Cơ quan Sáng chế Nhật Bản (JPO); Hệ thống phân loại quốc tế hàng hoá và dịch vụ (phân loại Nice, phiên bản NCL11-2021 gồm 45 nhóm); phân loại các yếu tố hình của nhãn hiệu (phân loại Vienna, phiên bản VCL8)... Ở Việt Nam, ngoài các công cụ tra cứu nêu trên, có thể sử dụng các công cụ trực tuyến như IPPlatform của Viện Khoa học SHTT (VIPRI), DigiPat (thông tin sáng chế/giải pháp hữu ích), IP Lib hoặc WIPO Publish (thông tin sáng chế/giải pháp hữu ích, kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu) của Cục SHTT (IP Vietnam).
Quản trị TSTT dựa trên thông tin SHCN
Quản trị TSTT là việc thực hiện các biện pháp kiểm soát đối với TSTT nhằm tạo dựng, gìn giữ và phát triển giá trị của tài sản đó. Quản trị TSTT được coi là một bộ phận quan trọng của quản trị tổ chức, doanh nghiệp nhưng có những đặc điểm riêng do đặc thù của TSTT so với tài sản tiền tệ, tài sản vật chất. Để nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định và thực hiện các biện pháp kiểm soát phù hợp liên quan tới TSTT, nhất thiết việc quản trị phải dựa trên thông tin SHCN. Quản trị TSTT dựa trên thông tin SHCN là hoạt động quản trị trong đó thông tin SHCN là đầu vào quan trọng của công tác quản trị TSTT và hỗ trợ toàn bộ quá trình ra quyết định quản trị liên quan tới TSTT. Nói cách khác, việc thực hiện các biện pháp kiểm soát từ khâu tạo dựng đến khâu xác lập quyền, bảo vệ quyền, thương mại hóa TSTT đều cần phải dựa trên thông tin SHCN và sử dụng các công cụ khai thác thông tin SHCN.
Trên bình diện quốc tế, đã có nhiều doanh nghiệp thiết lập công cụ và ứng dụng thành công mô hình quản trị TSTT dựa trên thông tin SHCN, qua đó mang lại hiệu quả kinh tế rất lớn như: Apple, Samsung, Intel, IBM, Nokia... [2]. Tuy nhiên, ở Việt Nam, mặc dù có nhiều doanh nghiệp đã nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của việc quản trị TSTT và thông tin SHCN, nhưng có thể nói hoạt động quản trị TSTT cũng như khai thác thông tin SHCN phục vụ quản trị TSTT của hầu hết doanh nghiệp ở nước ta vẫn chưa mang lại nhiều hiệu quả [3].
Trong hoạt động quản trị TSTT dựa trên thông tin SHCN, thông tin SHCN là công cụ được sử dụng đầu tiên nhằm rà soát một cách có hệ thống các TSTT mà tổ chức, doanh nghiệp sở hữu, sử dụng và/hoặc được xác lập độc quyền SHTT phục vụ cho việc đánh giá và quản lý rủi ro, giải quyết các vấn đề phát sinh và thực hiện phương án hành động tốt nhất trong quá trình quản trị TSTT [4]. Quản trị TSTT dựa trên thông tin SHCN đòi hỏi kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm quản trị và khai thác thông tin SHTT. Do đó thực tiễn quốc tế cho thấy, công việc này thường được thực hiện bởi các hãng chuyên nghiệp do tổ chức, doanh nghiệp thuê để quản trị TSTT của mình, chẳng hạn các Hãng CorpLaw Associates LLC, Erickson Law Group (Hoa Kỳ), Metis Partners Ltd, Hutchinson IP Ltd (Anh)... Ở nhiều nước châu Á như Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc..., dịch vụ quản trị TSTT dựa trên thông tin SHCN cũng chủ yếu được cung cấp bởi các hãng chuyên về luật SHTT. Theo một thống kê năm 2014 của Cơ quan SHTT Singapore (IPOS), tại nước này có đến 31 hãng luật cung cấp dịch vụ quản trị TSTT dựa trên thông tin SHCN như Alpha and Omega Law Corporation, Amica Law LLC... [5]. Các dịch vụ nêu trên thường phải sử dụng các công cụ thông tin chuyên biệt, đó là các phần mềm quản trị TSTT. Các phần mềm này có khả năng cung cấp các tiện ích để quản trị sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu..., đồng thời hỗ trợ theo dõi vòng đời xác lập quyền của TSTT cũng như cung cấp một hoặc nhiều tính năng liên quan đến xử lý tranh chấp pháp lý hoặc hành động bảo vệ đối với TSTT của khách hàng. Có thể kể đến những phần mềm nổi tiếng hiện nay như: FoundationIP, Ipfolio, ClaimMaster, Inteum, Anaqua, Inprotech... [6].
Mô hình quản trị TSTT dựa trên thông tin SHCN thường là mô hình quản trị tổng thể được thực hiện ở phạm vi toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp và đối với tất cả các TSTT mà tổ chức, doanh nghiệp tạo ra và/hoặc sở hữu, với 3 chức năng cơ bản: (i) Ghi chép nhật ký sáng tạo TSTT, nhận dạng và kiểm kê TSTT; ii) Lập bản đồ, thẩm tra TSTT, trong đó xác định các đặc điểm/dữ liệu trạng thái của từng TSTT, bao gồm tình trạng pháp lý, tình trạng sử dụng, tình trạng tranh chấp, xâm phạm liên quan tới TSTT; (iii) Hỗ trợ tra cứu, phân tích, báo cáo, theo dõi các thời hạn cần đảm bảo liên quan tới mỗi TSTT. Mô hình này được vận hành với đầu vào là thông tin SHCN và đầu ra là các phân tích, đánh giá phục vụ việc quản trị các hoạt động sáng tạo TSTT, xác lập quyền SHTT, thương mại hóa và bảo vệ TSTT. Mô hình quản trị TSTT dựa trên thông tin SHCN có thể được khái quát trong sơ đồ 1.
Sơ đồ 1. Mô hình quản trị TSTT dựa trên thông tin SHCN.
(nguồn: tác giả tổng hợp)
Trong mô hình, thông tin SHCN là đầu vào trực tiếp của bộ công cụ quản trị TSTT, gồm có công cụ nhật ký, nhận dạng, kiểm kê, lập bản đồ TSTT, thẩm tra TSTT, tra cứu, phân tích, báo cáo, theo dõi các thời hạn cần đảm bảo. Đầu ra của bộ công cụ có sử dụng thông tin SHCN là các dữ liệu được thể hiện dưới dạng báo cáo, đánh giá về kết quả rà soát toàn bộ TSTT liên quan, trong đó nêu rõ mục đích, tóm tắt quy trình thực hiện, phương pháp thực hiện, nguồn thông tin và kết quả tra cứu thông tin; đồng thời liệt kê rõ ràng, đầy đủ các loại TSTT, tình trạng sở hữu, tình trạng pháp lý, tình trạng tranh chấp/xâm phạm quyền đối với TSTT; những hạn chế về thông tin có thể ảnh hưởng tới việc sử dụng các công cụ; các đề xuất, khuyến nghị đối với việc quản trị TSTT, giúp nhà quản trị có thể hình dung một cách rõ ràng và thuận tiện về tổng thể khối TSTT được rà soát, làm cơ sở ra quyết định quản trị liên quan tới hoạt động sáng tạo TSTT, xác lập quyền SHTT, thương mại hóa và bảo vệ TSTT của tổ chức, doanh nghiệp.
Ba yếu tố cấu thành mô hình quản trị nêu trên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đa chiều. Thông tin SHCN không chỉ là đầu vào cho bộ công cụ quản trị TSTT và các hoạt động là đối tượng của quản trị TSTT. Việc sử dụng bộ công cụ quản trị TSTT và các hoạt động là đối tượng của quản trị TSTT cũng đặt ra các bài toán, vấn đề cần phải giải quyết bằng việc khai thác thông tin SHCN. Nhờ việc sử dụng bộ công cụ quản trị phục vụ các hoạt động sáng tạo TSTT, xác lập quyền SHTT, thương mại hóa TSTT, bảo vệ TSTT dựa trên thông tin SHCN, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định về quản trị TSTT trong các bối cảnh khác nhau, như giai đoạn nghiên cứu và phát triển, đưa sản phẩm/dịch vụ mới ra thị trường, mua bán thị phần kinh doanh, chuyển nhượng/li-xăng hoặc chuyển giao đặc quyền kinh doanh, sáp nhập và mua bán doanh nghiệp, giải quyết tranh chấp...
Có thể thấy, nhờ quản trị TSTT dựa trên thông tin SHCN, nhà quản trị tổ chức, doanh nghiệp có khả năng nắm bắt bối cảnh thực hiện hoạt động quản trị, mục tiêu và nội dung cơ bản cần thực hiện; tầm quan trọng của TSTT; những vấn đề chủ yếu liên quan tới TSTT cần được giải quyết; những rủi ro có thể nảy sinh liên quan tới TSTT, trên cơ sở đó có chiến lược và kế hoạch quản trị TSTT phù hợp với hiện trạng của tổ chức, doanh nghiệp.
Một số khuyến nghị đối với tổ chức, doanh nghiệp
Để tồn tại và phát triển trong môi trường kinh doanh với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, tổ chức, doanh nghiệp luôn phải thích nghi với hoàn cảnh mới, bằng cách thay đổi phương thức quản lý, cải tiến và áp dụng công nghệ mới, cải thiện chất lượng công việc và sản phẩm, nâng cao năng lực sản xuất, tăng cường tìm kiếm thị trường và các cơ hội kinh doanh mới. Có thể có rất nhiều biện pháp để nhanh chóng thích nghi với hoàn cảnh đó, trong đó có quản trị TSTT dựa trên thông tin SHCN, đặc biệt là thông tin sáng chế. Đối với các tổ chức, doanh nghiệp, việc quản trị TSTT dựa trên thông tin SHCN cần trở thành một phần quan trọng trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, hướng tới việc đạt mục tiêu chung của chiến lược kinh doanh, đồng thời bao gồm các khâu/công đoạn kiểm soát mọi hoạt động sáng tạo TSTT, xác lập quyền SHTT, thương mại hóa và bảo vệ TSTT với sự trợ giúp của bộ công cụ nhật ký, nhận dạng, kiểm kê, lập bản đồ TSTT, thẩm tra TSTT, tra cứu, phân tích, báo cáo, theo dõi các thời hạn trên cơ sở khai thác triệt để thông tin SHCN. Chiến lược quản trị TSTT cần phải là một nội dung không thể thiếu trong chiến lược quản trị kinh doanh. Hoạt động quản trị TSTT cũng cần gắn kết chặt chẽ với tình hình xác lập quyền SHTT vì đó là cơ sở phản ánh tình hình thị trường, xu hướng phát triển, đầu tư của ngành/lĩnh vực liên quan tới TSTT, tình hình tạo ra và sử dụng TSTT của đối thủ cạnh tranh..., qua đó giúp tổ chức, doanh nghiệp quản trị có hiệu quả hơn các yếu tố nội tại và ngoại cảnh liên quan tới khối TSTT của mình. Do đó, khi lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh, tổ chức, doanh nghiệp cần nghiên cứu, phân tích các dữ liệu thông tin SHCN vì đây là nguồn cung cấp các dữ kiện ban đầu quan trọng và xuyên suốt quá trình hình thành phương hướng nghiên cứu, lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch nghiên cứu, sản xuất cũng như quá trình thương mại hóa sản phẩm, dịch vụ. Trong quá trình đó, thông tin SHCN đóng vai trò công cụ chuyển biến các nguồn lực trí tuệ thành thu nhập, ngăn chặn các rủi ro, tổn thất và giảm thiểu chi phí phát sinh liên quan tới các TSTT.
Đối với các tổ chức, doanh nghiệp, hoạt động quản trị TSTT dựa trên thông tin SHCN cần được thực hiện trước hết bởi đội ngũ nhân sự nội bộ kết hợp với dịch vụ, chuyên gia tư vấn bên ngoài. Thực tiễn của nhiều tổ chức, doanh nghiệp thành công cho thấy trong bộ máy quản trị doanh nghiệp, cần tổ chức bộ phận hoặc nhân sự chuyên trách quản trị TSTT. Những nhân sự này có nhiệm vụ thực hiện rà soát khối TSTT của tổ chức, doanh nghiệp một cách thường xuyên, định kỳ, trên cơ sở đó phát hiện kịp thời những lợi ích và rủi ro có thể ảnh hưởng đến giá trị và vị thế của tổ chức, doanh nghiệp trong tương lai.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] W.H. Watkins (2002), Strategy and tools for effective intellectual property management, WIPO.
[2] K.F. Jorda (2003), Intellectual property management strategy in US corporation, TIT Symposium on IP Management Strategies.
[3] Nguyễn Hữu Cẩn (2018), Nghiên cứu thực trạng, nhu cầu và đề xuất giải pháp phát triển TSTT (sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu và chỉ dẫn địa lý) của doanh nghiệp Việt Nam nhằm phục vụ xây dựng Chiến lược quốc gia về SHTT đến năm 2030, Viện Khoa học SHTT.
[4] K. Ellen, S. Steve, W. Ian (2017), Patent searching using free search tools, Intellectual Property Owners Association.
[5] http://www.ipos.gov.sg/Services/IPServiceProviders.aspx.
[6] https://www.g2.com/categories/intellectual-property-management.