Kinh nghiệm quốc tế
Hiện nay có rất nhiều công cụ cải tiến năng suất, chất lượng có thể tích hợp với hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Mỗi công cụ đều có mối tương quan với một hoặc một số điều khoản của tiêu chuẩn hệ thống quản lý. Việc chọn lựa công cụ nào và tích hợp ra sao cần có sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn cũng như phương án thích hợp. Đặc biệt, trong thời kỳ hội nhập quốc tế sâu rộng như hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng áp dụng nhiều hơn hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế và các công cụ năng suất chất lượng phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của mình.
Theo các chuyên gia tại Viện Năng suất Việt Nam (Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng), những năm gần đây, số lượng hệ thống quản lý và công cụ năng suất, chất lượng đang được áp dụng tăng lên đáng kể. Điều này cho thấy việc nâng cao nhận thức về các hệ thống quản lý chất lượng quốc tế và công cụ năng suất, chất lượng đã được các doanh nghiệp quan tâm đúng mức. Theo nguyên tắc vận hành của hệ thống quản lý, về cơ bản tất cả các hệ thống quản lý đều có phương pháp tiếp cận chung, tuy nhiên chúng có thể lồng ghép, tích hợp với các công cụ năng suất, chất lượng nhằm tối ưu nguồn lực của doanh nghiệp. Hiện nay, trong nước và thế giới đều đang có xu hướng tích hợp các hệ thống quản lý với các công cụ năng suất chất lượng thay vì xây dựng riêng rẽ từng hệ thống như trước.
Trên thế giới, việc tích hợp các hệ thống quản lý và công cụ nâng cao năng suất chất lượng, đã được áp dụng ở nhiều quốc gia như Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Tây Ban Nha... Theo tổ chức Del Norske Veritas (D.N.V) - một trong các tổ chức chứng nhận hàng đầu trên thế giới thành lập năm 1864 tại Na Uy thì việc hợp nhất các mô hình hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp thành mô hình quản lý tích hợp là giải pháp tối ưu nhất. Từ năm 2004, D.N.V đã dự đoán sẽ có khoảng 10% các doanh nghiệp ở Tây Ban Nha có khả năng thực hiện hệ thống quản lý tích hợp với các mức độ tích hợp khác nhau. Đến nay, Hiệp hội Tiêu chuẩn hóa và Chứng nhận Tây Ban Nha (AENOR) đã và đang triển khai tiêu chuẩn Tây Ban Nha gọi là: “Hướng dẫn triển khai chiến lược tích hợp ở các công ty”. Mục đích nhằm giúp các công ty chọn được mức độ tích hợp phù hợp theo cấu trúc công ty, triển khai chiến lược thích hợp nhằm đạt được các kết quả hiệu quả hơn so với trước. Hướng dẫn triển khai chiến lược tích hợp ở 56 công ty bao gồm các hướng dẫn, đề nghị cho việc tích hợp, có cấu trúc như sau: i) việc kiểm tra ban đầu về tình trạng của công ty liên quan đến các hệ thống quản lý khác nhau; ii) công ty phải phân tích các thuận lợi và rào cản cho việc thực hiện hệ thống quản lý tích hợp (IMS); iii) với tất cả những dữ liệu này, công ty có thể sẵn sàng để chọn kiểu tích hợp phù hợp nhất tùy thuộc vào cấu trúc của công ty.
Tại Singapore, sau thời gian áp dụng hệ thống quản lý riêng rẽ như chất lượng, môi trường và an toàn sức khỏe, các doanh nghiệp cũng có khuynh hướng tích hợp các hệ thống quản lý này lại với nhau. Việc tích hợp này giúp các công ty tiết kiệm thời gian xây dựng hệ thống tích hợp, chi phí đánh giá và đáp ứng yêu cầu của nhà thầu, khách hàng. Do có nền tảng tốt trong áp dụng công cụ cải tiến năng suất, chất lượng từ những năm 80 của thế kỷ trước, khi Sigapore bắt đầu áp dụng chương trình năng suất quốc gia, nên việc áp dụng thêm hệ thống quản lý là tương đối nhẹ nhàng. Việc áp dụng trước các công cụ năng suất, chất lượng cũng giúp các công ty duy trì, cải tiến hệ thống quản lý tích hợp tốt hơn
Viện Tiêu chuẩn Anh quốc (BSI) cũng thấu hiểu được yêu cầu của các công ty, trên cơ sở đó đã biên soạn tiêu chuẩn PAS 99, là tiêu chuẩn dùng hướng dẫn tích hợp các hệ thống quản lý. Hiện chưa có dữ liệu về việc các công ty áp dụng tích hợp hệ thống quản lý mới như ISO 27001, ISO 31000, ISO 50001, có lẽ do các hệ thống này mới được đưa vào áp dụng nên việc tích hợp còn mới mẻ.
Việc áp dụng tích hợp hệ thống quản lý sẽ giúp cho doanh nghiệp tận dụng tốt đa công dụng của các công cụ cải tiến năng suất, chất lượng.
Gợi suy đối với Việt Nam
Với doanh nghiệp Việt Nam, các chuyên gia năng suất chỉ ra rằng, trong thời kỳ hội nhập quốc tế sâu rộng như hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng áp dụng nhiều hơn hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế. Đặc biệt, trong những năm gần đây, số lượng các hệ thống quản lý đang được áp dụng đã tăng lên đáng kể. Việc này một mặt là tín hiệu đáng mừng cho các doanh nghiệp, mặt khác cho thấy, bối cảnh và môi trường hoạt động kinh doanh đang ngày càng phức tạp, công cuộc hội nhập đòi hỏi các yêu cầu khắt khe hơn khiến doanh nghiệp áp dụng nhiều hệ thống hơn. Tuy nhiên, việc này có thể gây chồng chéo và làm mất nhiều thời gian đánh giá hiệu quả cho doanh nghiệp.
Theo nguyên tắc vận hành của các công cụ năng suất, chất lượng, về cơ bản tất cả hệ thống quản lý đều có phương pháp tiếp cận chung và có thể được kiểm soát, vận hành, áp dụng theo một cách tích hợp. Các chuyên gia năng suất cũng lưu ý, khi triển khai tích hợp nhiều tiêu chuẩn cùng một lúc, doanh nghiệp cần chú ý tới những điểm tương đồng của các tiêu chuẩn. Điều đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí. Việc tích hợp các hệ thống quản lý cũng tạo ra tính nhất quán trong quy trình quản lý, tối ưu quy trình và nguồn lực. Giải pháp tích hợp luôn là giải pháp phù hợp nhất đối với những doanh nghiệp áp dụng từ hai hệ thống quản lý trở lên.
Hiện chưa có tiêu chuẩn chung nào cho việc kết hợp các hệ thống quản lý. Tuy nhiên, mỗi lĩnh vực quản lý đều có hệ thống tiêu chuẩn riêng, đối với các tổ chức, kết hợp hay tích hợp hệ thống quản lý có nghĩa là sáp nhập các hệ thống riêng lẻ vào thành hệ thống duy nhất dựa trên các tiêu chuẩn vốn có của nó. Vì vậy, doanh nghiệp tùy vào lĩnh vực hoạt động kinh doanh, quy mô, chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu mà chọn lựa đúng đắn, hợp lý các tiêu chuẩn để dễ dàng cho việc nhận diện, đánh giá các mặt trọng yếu, rủi ro và cơ hội, xác định điểm mấu chốt có ảnh hưởng đến lĩnh vực quản lý của mình. Có thể khẳng định, việc tích hợp hệ thống quản lý kết hợp áp dụng các công cụ cải tiến năng suất, chất lượng góp phần giúp doanh nghiệp tối ưu các nguồn lực, mang lại nhiều lợi ích, đồng thời tiếp cận tốt hơn đối với các rủi ro trong kinh doanh, nâng cao khả năng đáp ứng và năng lực cạnh tranh của mỗi doanh nghiệp.
Phương Nam