Vai trò của các công cụ năng suất trong bối cảnh hiện nay
Trong xã hội hiện đại, các doanh nghiệp phải đối mặt không ngừng với nhiều thách thức mới. Tốc độ phát triển công nghệ, sự thay đổi về nhu cầu của khách hàng, sự cạnh tranh khốc liệt từ các đối thủ... tất cả đều đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách tối ưu hóa năng suất làm việc nhằm đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững. Để hỗ trợ các doanh nghiệp, tổ chức giải quyết những vấn đề phức tạp này, các công cụ năng suất đã ra đời. Các công cụ này đa dạng về loại hình và phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp và tổ chức khác nhau. Chúng đem lại nhiều lợi ích như:
Thứ nhất, tối ưu hóa quy trình sản xuất, tăng cường hiệu quả và giảm chi phí vận hành.
Thứ hai, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, giảm bớt chi phí sửa chữa và giảm lãng phí tài nguyên, giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng và tạo niềm tin tốt cho doanh nghiệp. Đồng thời, chúng cũng đem lại lợi ích cho người lao động, giúp họ tìm ra các phương án làm việc hiệu quả và giảm bớt sự căng thẳng trong công việc.
Thứ ba, hỗ trợ quản lý dự án, giúp người quản lý có thể giám sát tiến độ công việc và thực hiện những điều chỉnh khi cần thiết. Hơn nữa, các công cụ này còn giúp giảm thời gian lập kế hoạch và phát triển chiến lược, từ đó đưa ra các quyết định đột phá trong tiếp cận cơ hội kinh doanh mới, tăng cường khả năng tương tác với khách hàng.
Những công cụ năng suất phổ biến và hiệu quả
Công cụ 5S: là một phương pháp quản lý và tổ chức nơi làm việc, bao gồm 5 thành phần: i) sắp xếp; ii) sắp xếp ngăn nắp; iii) sạch sẽ, iv) săn sóc; v) tự giác. Công cụ này có vai trò quan trọng trong việc: i) Tăng năng suất và cải thiện chất lượng sản phẩm: 5S giúp tăng năng suất bằng cách tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thời gian tìm kiếm và tăng khả năng tiếp cận với các công cụ và thiết bị cần thiết. Đồng thời, 5S đảm bảo các công cụ và thiết bị được bảo quản và sử dụng đúng cách, giảm thiểu lỗi sản xuất và tăng chất lượng sản phẩm; ii) Tiết kiệm chi phí vận hành, tăng tính an toàn cho người lao động: 5S giúp giảm thiểu lãng phí, tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên, giúp doanh nghiệp nhận diện những lãng phí phát sinh từ đó tiết kiệm chi phí sản xuất. Ngoài ra, công cụ này còn đưa ra các tình huống sự cố nhằm giảm thiểu tai nạn lao động và tăng tính an toàn cho nhân viên trong quá trình sản xuất. Những hoạt động dựa trên nền tảng 5S được xem là trụ cột của một doanh nghiệp làm việc hiệu quả, chất lượng.
Công cụ năng suất giúp doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.
Công cụ PDCA: phương pháp này được sử dụng để cải thiện hiệu quả và hiệu suất của một tổ chức. PDCA là viết tắt của Plan - Do - Check - Act, (Kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động). Doanh nghiệp áp dụng PDCA để tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu lỗi sản xuất, tăng năng suất và cải thiện chất lượng sản phẩm. Cụ thể, PDCA được áp dụng như sau: Kế hoạch (Plan): xác định mục tiêu, lập kế hoạch và đặt ra các chỉ tiêu cụ thể cho quy trình sản xuất thực phẩm; Thực hiện (Do): thực hiện kế hoạch và quy trình sản xuất thực phẩm theo đúng chỉ tiêu đã đặt ra; Kiểm tra (Check): kiểm tra kết quả sản xuất, so sánh với chỉ tiêu đã đặt ra và phát hiện các lỗi, sai sót; Hành động (Act): đưa ra các biện pháp khắc phục lỗi, cải thiện quy trình sản xuất và đưa ra các kế hoạch cải tiến cho lần sản xuất tiếp theo.
Một ví dụ về hiệu quả khi áp dụng công cụ PDCA là Toyota Motor Corporation. Công ty này đã sử dụng PDCA để phát hiện và khắc phục các lỗi sản xuất trong máy móc, tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu lỗi sản xuất và tăng năng suất cho người lao động. Nhờ vậy, Toyota đã trở thành một trong những nhà sản xuất ô tô hàng đầu thế giới với sản phẩm chất lượng và độ tin cậy cao.
7 công cụ kiểm soát chất lượng (7QC): Các công cụ này bao gồm: 1) Sơ đồ tư duy: giúp phân tích nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề chất lượng và tìm ra giải pháp để khắc phục chúng; 2) Biểu đồ tần suất: Đánh giá phân phối của dữ liệu và xác định các vấn đề chất lượng; 3) Biểu đồ tương quan: phân tích mối quan hệ giữa các nhóm dữ liệu và tìm ra các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm; 4) Biểu đồ dòng chảy: giúp mô tả quy trình sản xuất và tìm ra các vấn đề chất lượng trong quá trình sản xuất; 5) Biểu đồ kiểm tra: thu thập dữ liệu và đánh giá chất lượng sản phẩm; 6) Biểu đồ điều khiển: giám sát quá trình sản xuất và phát hiện các biến động không mong muốn trong quá trình sản xuất; 7) Phân tích nguyên nhân và hậu quả: giúp phân tích các nguyên nhân gây ra vấn đề chất lượng và đưa ra giải pháp để khắc phục chúng.
Đã có nhiều công ty trên thế giới áp dụng 7QC trong thực tế. Ví dụ như: Motorola đã sử dụng 7QC để cải thiện quá trình sản xuất, họ sử dụng biểu đồ kiểm tra để thu thập dữ liệu và đánh giá chất lượng sản phẩm, từ đó cải tiến chất lượng các sản phẩm thiết bị thế hệ sau. Công ty Ford đã sử dụng biểu đồ tương quan của 7QC để phân tích mối quan hệ giữa các yếu tố trong quá trình sản xuất và tìm ra các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Các công cụ năng suất giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận ra các vấn đề và cách khắc phục trong thời gian sớm nhất.
7 công cụ quản lý và lập kế hoạch (MP Tools): Đây là các phần mềm hoặc ứng dụng được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý và lập kế hoạch các hoạt động của mình.
Các công cụ MP tools có những tính năng sau: i) Quản lý sản xuất: giúp doanh nghiệp quản lý quá trình sản xuất, từ việc lập kế hoạch đến giám sát quá trình sản xuất và kiểm soát chất lượng sản phẩm; ii) Quản lý kho: giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng, từ việc nhập kho đến xuất kho, kiểm kê hàng tồn kho và định giá hàng tồn kho; iii) Quản lý chi phí: quản lý từ việc tính toán chi phí đầu vào đến chi phí đầu ra và chi phí bán hàng; iv) Quản lý nhân sự: từ việc tuyển dụng đến quản lý lương và chế độ phúc lợi cho nhân viên; v) Quản lý tài chính: hỗ trợ từ việc lập kế hoạch tài chính đến quản lý thu chi và định giá doanh nghiệp; vi) Quản lý khách hàng: thu thập thông tin khách hàng đến quản lý mối quan hệ với khách hàng và phát triển thị trường; vii) Quản lý dự án: từ lập kế hoạch dự án đến giám sát tiến độ và đánh giá kết quả.
Công cụ kiểm soát trực quan: Đây là một phần mềm được sử dụng để giám sát và quản lý hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Nó cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng thể về hiệu suất sản xuất, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định và điều chỉnh quy trình sản xuất để tối ưu hóa năng suất và giảm thiểu lãng phí.
Với công cụ này lãnh đạo doanh nghiệp hay cán bộ, công nhân viên có thể phát hiện ra những bất thường trong quá trình sản xuất kịp thời khắc phục. Nó cũng có thể giúp doanh nghiệp dự đoán nhu cầu sản xuất và lập kế hoạch sản xuất để đáp ứng nhu cầu của thị trường.
*
* *
Như vậy, có thể thấy, việc áp dụng các công cụ cải tiến nâng cao năng suất là một trong những giải pháp quan trọng bên cạnh những giải pháp về đầu tư đổi mới công nghệ. Chúng sẽ góp phần giúp doanh nghiệp phát triển ổn định, nâng cao chất lượng sản phẩm, qua đó nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế.