Quản trị nhân sự ngày nay không chỉ gói gọn trong một số công việc của admin, kế toán, hay tuyển dụng như tính lương, chế độ phúc lợi, thu hút nhân tài và đào tạo như trước đây. Người đảm nhiệm vị trí quản trị nhân sự cần đưa ra kế hoạch, chính sách hiệu quả nhằm thúc đẩy và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Có thể nói, nguồn nhân lực trong bối cảnh CMCN 4.0 (HR 4.0) dường như là lời giải cho các bài toán nhân sự, hiện đại và minh bạch hóa bộ máy quản lý, đặc biệt là trong bối cảnh nhân sự ngày nay được tiếp cận với nhiều nguồn thông tin và có nhiều sự lựa chọn hơn. Dưới đây là 3 xu hướng công nghệ giúp thay đổi cách bạn quản trị nhân sự trong thời gian tới.
Tự động hóa quy trình tuyển dụng
Thế hệ Z (Gen Z) đang gia nhập lực lượng lao động theo cách riêng của họ. Theo một số nghiên cứu, đến năm 2025, Gen Z sẽ chiếm khoảng 30% tổng lực lượng lao động nước ta. Nguồn nhân sự trẻ, sáng tạo và đầy tiềm năng này sẽ đóng góp không nhỏ trong việc cải thiện chất lượng lao động cả nước trong tương lai.
Tuy nhiên, điều này cũng dặt ra không ít thách thức cho nhà tuyển dụng. Nhiều bạn trẻ ngày nay có nhiều sự lựa chọn nên có xu hướng nhảy việc dễ dàng hơn. Vì thế việc tuyển dụng trở nên cạnh tranh hơn, đồng thời doanh nghiệp cần phải chuẩn bị nguồn nhân lực sẵn sàng để bù đắp sự thiếu hụt nhanh chóng này.
Một hệ thống tuyển dụng và quản lý ứng viên (Applicant Tracking System) như bravoTALENT là sự lựa chọn hàng đầu cho đội ngũ quản trị nhân sự nhằm tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, tăng sự hài lòng của ứng viên và tiết kiệm thời gian. Hệ thống sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) trong việc hỗ trợ thu thập dữ liệu, quyét hàng trăm lý lịch (CV) chỉ trong vài phút. Dữ liệu CV sau khi quyét sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu (database), khi người quản trị nhân sự muốn tìm kiếm ứng viên thì có thể tìm thông qua từ khóa về kỹ năng, học vấn… thay vì ngồi đọc lại rồi lọc từng CV như trước đây.
Ngoài ra, công nghệ này còn có thể đặt lịch phỏng vấn, tự động cập nhật trạng thái của từng ứng viên, gửi email cá nhân hóa cho các ứng viên trong thời gian ngắn, điều mà trước đây các chuyên gia quản trị nhân sự phải mất hàng ngày trời để thực hiện. Hơn nữa, phần mềm còn giúp lưu trữ dữ liệu ứng viên thông qua Talent Pool. Ứng viên dù bị từ chối nhưng bạn vẫn có thể giữ thông tin và liên lạc lại với họ khi có ví trí mới phù hợp hơn thông quan nguồn hồ sơ ứng viên này.
Quản lý hồ sơ nhân sự bằng phần mềm
Hồ sơ nhân sự bao gồm đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, bản photo công chứng của các giấy tờ tùy thân, bằng cấp… Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ vô cùng quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự trong một cơ quan, doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp sử dụng phương pháp lưu trữ hồ sơ truyền thống đó là bảo quản trong các tủ, thùng, hoặc bìa đựng. Đối với các doanh nghiệp nhỏ chỉ vài chục nhân viên, việc cất giữ hồ sơ như vậy không tốn nhiều không gian hay mất thời gian. Tuy nhiên, ở các doanh nghiệp vừa và lớn với hàng trăm nhân viên, việc quản lý giấy tờ, hồ sơ, thông tin nhân sự gặp rất nhiều khó khăn: khối lượng giấy tờ khổng lồ, tốn thời gian tra cứu thông tin, khó cập nhật thông tin thuyên chuyển hoặc bãi nhiệm kịp thời, chưa kể đến vấn đề thất lạc hay mất cắp giấy tờ quan trọng. Tất cả những khúc mắc này sẽ được giải quyết triệt để nhờ sự hỗ trợ từ phần mềm AMIS - Thông tin nhân sự của MISA. Công cụ này hỗ trợ quản lý hồ sơ một cách hiệu quả, tối ưu hóa thời gian và tăng năng suất làm việc.
Tất cả hồ sơ đều được điện tử hóa và lưu trữ trên hệ thống dữ liệu. Nhân viên hành chính nhân sự có thể quản lý vòng đời nhân viên từ lúc bắt đầu ứng tuyển cho đến khi nghỉ việc cũng như trích xuất báo cáo về số lượng hồ sơ nhân sự. Không còn chuyện cán bộ quản lý nhân sự phải ngồi tổng hợp báo cáo thủ công vì AMIS có thể tự động tạo hơn 20 loại báo cáo nhân sự khác nhau.
Công nghệ thúc đẩy sự phát triển của nhân viên
Phát triển nhân viên có ý nghĩ vô cùng quan trọng trong việc tăng hiệu suất làm việc và đảm bảo cam kết gắn bó dài hạn của nhân viên đối với doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải có chiến lượt đào tạo rõ ràng, chuyên nghiệp, nhấn mạnh đến các kỹ năng mềm và ưu tiên đầu tư vào phát triển cá nhân của nhân viên. Để có được điều này, doanh nghiệp không còn cách nào khác ngoài tìm hiểu và khám phá tiềm năng của nhân viên. Từ đó, đưa ra chương trình đào tạo hay định hướng công việc phù hợp trong tương lai.
Thay vì soạn rồi in hàng chục câu hỏi về tính cách cũng như sở thích và sở trường, những phầm mềm như bravoGROWTH giúp khám phá tiềm năng và động lực của nhân viên một cách nhanh chóng và tiết kiệm rất nhiều thời gian. Phần mềm dựa trên các bộ câu hỏi RIASEC và MBTI sau đó phân tích kết quả về tính cách cũng như sở thích/sở trường của nhân viên. Từ đó ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đào tạo, phân chia công việc hay luân chuyển phù hợp.
Dù công nghệ có phát triển như thế nào, có hiện đại ra sao thì cũng không thể thay thế toàn bộ hệ thống nhân sự, bộ phận liên quan trực tiếp đến “con người” và “nhân lực”. Nhiệm vụ của các doanh nghiệp là tận dụng tối đa công nghệ, để công nghệ hỗ trợ và trao quyền cho con người đạt đến những điều tưởng chừng như không thể.
Nguyễn Thị Diệu Trinh