Kaizen từ lâu được biết đến là từ ghép của hai từ trong tiếng Nhật Bản, bao gồm “Kai” có nghĩa là liên tục và “Zen” có nghĩa là cải tiến. Từ này khi được dịch sang tiếng Anh là “Ongoing improvement”, có nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ hoặc là cải tiến liên tục. Đồng thời, quá trình áp dụng Kaizen cũng hướng đến việc “tích tiểu thành đại” - một kết quả lớn được tích lũy qua thời gian từ những cải tiến, thay đổi nhỏ bé, thành sự thay đổi lớn. Cũng chính vì thế, Kaizen cần có sự tham gia của tất cả mọi người trong tập thể, của các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp với tinh thần “mọi thứ đều có thể cải tiến được”.
Đưa công cụ nâng cao năng suất gần với các trường đại học
Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia vừa tổ chức Chương trình đào tạo “Kaizen - Tư duy cải tiến liên tục” cho các sinh viên và giảng viên thuộc các trường đại học, cao đẳng trên toàn quốc. Đây là hoạt động nằm trong khuôn khổ của Chương trình hỗ trợ thành lập Câu lạc bộ năng suất chất lượng trong các trường đại học, cao đẳng do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (nay là Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia, Bộ Khoa học và Công nghệ) phối hợp với các trường đại học, cao đẳng triển khai.
Chương trình diễn ra cả bằng hình thức trực tuyến và trực tiếp.
Theo đánh giá của Ban Tổ chức, đã có khoảng 100 sinh viên, giảng viên của các trường như: Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Báo chí và Tuyên truyền, Trường Đại học Lâm nghiệp, Trường Đại học Công nghiệp Dệt may Hà Nội, Trường Đại học Kinh tế Kỹ thuật Thái Nguyên - Đại học Thái Nguyên, Trường Đại học Thủ Dầu Một, Trường Đại học Bình Dương, Trường Đại học Phan Thiết, Trường Đại học Nha Trang, Trường Đại học Trà Vinh, Trường Cao đẳng Công nghệ Việt - Hàn (Bắc Giang), Trường Cao đẳng Nghề Việt - Xô số 1 (Vĩnh Phúc), Trường Cao đẳng Miền núi Bắc Giang, Trường Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng Quảng Ninh, Trường Cao đẳng nghề Sóc Trăng... tham gia bằng hình thức trực tuyến và trực tiếp.
ThS Trần Thị Thanh Hương - Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia cho biết, triết lý Kaizen được biết đến từ Nhật Bản, khởi nguồn là từ Công ty Toyota. Tại Công ty Toyota, những cải tiến nhỏ trong hệ thống sản xuất đã giúp cho Công ty này ngày càng trở nên lớn mạnh, trở thành một trong những hệ thống hiệu quả và đáng tin cậy nhất trên thế giới.
Khai mở các cánh cửa
Về công cụ Kaizen có 4 “cánh cửa” là: Phát hiện vấn đề; Lên ý tưởng và cải tiến; Đánh giá; Cải tiến liên tục.
Đối với “cánh cửa” thứ nhất của Kaizen là “Phát hiện vấn đề” được hiểu chính là việc tìm kiếm những tồn tại, vướng mắc, những rào cản ở khâu, ở đoạn nào, từ đó giải quyết triệt để tại chỗ đó. Khi đã xác định được rõ ràng, chính xác các nội dung, vấn đề cần giải quyết thì sẽ có phương pháp, giải pháp giải quyết triệt để.
Ở “cánh cửa” thứ hai là “Lên ý tưởng và cải tiến”, chìa khóa của vấn đề này là loại bỏ, giảm bớt đi, thay đổi thực trạng nếu không thể giảm bớt, loại bỏ được. Có thể lấy ví dụ rằng, thay vì chúng ta phải in 124 trang giấy một mặt thông thường chúng ta có thể loại bỏ còn 36 trang giấy có thông tin cần thiết (in hai mặt, gộp thông tin vào cùng trang giấy), hay việc sử dụng mạng LAN để dùng chung một máy in cho các máy tính để giảm bớt chi phí tại doanh nghiệp hoặc cơ quan. Trong các nội dung về nguyên tắc cải tiến lãng phí thao tác thừa gồm có 11 nguyên tắc: 1) Loại bỏ động tác không cần thiết; 2) Thực hiện thao tác trong quãng thời gian ngắn nhất; 3) Tránh chuyển hướng bất ngờ hoặc tránh động tác zic zắc; 4) Có thể sử dụng đồng thời hai tay; 5) Vật liệu hoặc công cụ đặt ở phía trước, gần vị trí; 6) Giảm di chuyển mắt; 7) Sử dụng trọng lực hoặc động lực; 8) Có thể thực hiện nhập trước, xuất trước; 9) Kết hợp 2 động tác trở lên; 10) Nguyên liệu hoặc công cụ bài trí theo trình tự thao tác; 11) Đặt ở vị trí dễ lấy dễ đặt lại.
Kaizen góp phần cải tiến liên tục, hướng đến đạt các mục tiêu đặt ra.
Ở “cánh cửa” thứ 3 về “Đánh giá”, các vấn đề chính được đưa ra cũng chính là những nội dung cần được giải đáp, giải quyết? Có phát sinh thêm các nội dung khác lại cần Kaizen tiếp không? Có giải pháp nào hiệu quả hơn không (tốn ít nguồn lực hơn)?
Đối với “cánh cửa” thứ 4 là “Cải tiến liên tục”, thứ tự Kaizen là Kaizen cái đang có, không nâng cao được, đầu tư mới và Kaizen cái đầu tư mới.
Thay đổi và đạt được các mục tiêu
Cải tiến liên tục nghe có vẻ rất trừu tượng nhưng lại rất rõ nét, biểu hiện qua ví dụ về sự thành công tại Hãng ghế HermanMiller. Hãng này sau khi áp dụng Kaizen đã tăng 500% năng suất và 1.000% chất lượng, cụ thể đóng gói 1 chiếc ghế chỉ mất 17 giây để kéo ghế vào hộp so với trước đây là 82 giây, mất 340 giây để sản xuất hoàn toàn so với trước đây là 600 giây, chỉ chiếm 1/5 số lao động và nhà máy nhỏ hơn 10 lần.
Tại Việt Nam, Kaizen đã được biết đến từ lâu, nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã triển khai áp dụng công cụ này và mang lại hiệu quả thiết thực. Tuy nhiên, số doanh nghiệp áp dụng công cụ này vẫn chưa nhiều, và đại đa số doanh nghiệp nhỏ và vừa còn rất lạ lẫm với Kaizen.
Tại Công ty Cổ phần may Nam Hà, sau khi áp dụng Kaizen trong hoạt động của doanh nghiệp, tỷ lệ hàng sai lỗi giảm từ 8,8% còn 8,1%; hàng tồn trên chuyền giảm 25%; hàng tồn so với năng lực sản xuất giảm trung bình từ 2,37 ngày xuống còn 1,34 ngày; sản lượng bình quân tăng từ 415 sản phẩm lên 899 sản phẩm. Hoặc tại Công ty Xi măng Nghi Sơn, khi áp dụng Kaizen liên tục đã góp phần nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm hàng hóa; cải tiến môi trường và điều kiện làm việc; phát huy sự năng động, sáng tạo của từng bộ phận, thu thập và truyền tải thông tin 2 chiều từ lãnh đạo đến nhân viên kịp thời và hiệu quả hơn.
Theo ThS Trần Thị Thanh Hương, khi có một giải pháp sẽ không bao giờ là điểm kết thúc, giới hạn, mà nó luôn tồn tại một giải pháp nào đó mới hơn, tốt hơn. Vì thế, việc cải tiến liên tục sẽ góp phần tìm ra được hướng đi mới hiệu quả, phải thay đổi những gì đã cũ, đã có, đang bộc lộ trì trệ, hướng tới đạt được các mục tiêu cao hơn.
Chương trình đào tạo “Kaizen - Tư duy cải tiến liên tục” là chuyên đề thứ 5 được tổ chức trong năm 2024. Chương trình đã nhận được sự quan tâm của sinh viên, giảng viên nhiều trường đại học và cao đẳng trên cả nước. Nhiều câu hỏi được đặt ra và nhận được câu trả lời xác đáng từ phía chuyên gia.
Điển hình như sinh viên Trần Minh Tùng - Học Viện Báo chí Tuyên truyền chia sẻ, lần đầu tiên tiếp cận với các nội dung của Kaizen, có thể còn mơ hồ nhưng thực tế lại là những vấn đề rất gần với cuộc sống, học tập và làm việc của các sinh viên, các trường. Nếu áp dụng tốt sẽ có thêm những phương pháp giải quyết các vấn đề tồn tại diễn ra.
Sinh viên Nguyễn Hải Yến - Trường Đại học Công nghiệp Dệt may Hà Nội cho biết, với ngành dệt may sẽ rất cần áp dụng Kaizen. Được tiếp cận và tìm hiểu sớm về các công cụ, giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm hàng hóa sẽ cho sinh viên cái nhìn toàn cảnh hơn trong học tập cũng như công việc trong tương lại.
Nguyễn Nam