1. Quản lý cuộc họp/sự kiện
- lên lịch họp
- gửi thông báo cho người tham dự
- thu thập thông tin phản hồi sau cuộc họp
- tóm tắt cuộc họp
Tổ chức cuộc họp bao gồm nhiều bước nhỏ nhưng tốn nhiều thời gian chuẩn bị như đồng bộ hóa lịch trình của đồng nghiệp, kiểm tra phòng trống và gửi thông báo cho người tham dự. Đây là một loạt các nhiệm vụ chatbot có thể làm chính xác.
Các bot giống như GeekBot, DailyBot hoặc Standup Alice được tạo các phiên bản không đồng bộ và có thể đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc khác múi giờ. Những công cụ đơn giản nhưng hiệu quả này tiếp cận mọi thành viên trong nhóm với một bộ câu hỏi tiêu chuẩn hoặc tùy chỉnh và sau đó chuyển tiếp câu trả lời đến kênh của toàn công ty hoặc gửi bản tóm tắt qua e-mail. Kết quả là mọi người đều biết các nhiệm vụ và cập nhật của đồng nghiệp mà không mất thời gian để ghi chú trong cuộc họp.
Khi nói đến việc quản lý cuộc họp quy mô lớn với nhiều địa điểm, Eventumbot sẽ rất có ích. Bot này được tích hợp với Facebook, Messenger và Slack, được hỗ trợ bởi AI thông báo cho người tham dự về lịch trình, thông tin sự kiện cơ bản và cho phép người tham gia liên lạc ngay lập tức với bất kỳ vấn đề nào. Nhìn chung, các bot loại này giúp điều hành các sự kiện lớn một cách liền mạch và cho phép điều phối viên tập trung hơn vào các nhiệm vụ phức tạp thay vì cung cấp thông tin cơ bản.
2. Theo dõi công việc
- quản lý công việc
- lập kế hoạch thay đổi
- theo dõi thời gian
- quản lý thời gian nghỉ việc
- báo cáo công việc
Chatbots có thể thay thế người quản lý dự án, nhưng họ sẵn sàng giảm khối lượng công việc và tăng năng suất với mức phí tương đối thấp. Ví dụ, bot Slack Teamline tập trung vào việc tạo ra các nhiệm vụ, giao chúng cho các thành viên trong nhóm, xây dựng danh sách kiểm tra và gửi thông báo trước thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Quản lý dự án kỹ thuật số thông minh này cung cấp gói dịch vụ tối thiểu miễn phí cho các công ty nhỏ, trong khi phiên bản đầy đủ có giá $1999 mỗi tháng.
3. Quản lý nhân sự
- Tuyển dụng
- Giữ liên lạc
- Dự đoán sự hài lòng của nhóm
- Quản lý mọi thắc mắc
Chatbot nhân sự thật sự rất hữu ích trong quá trình tuyển dụng. Khả năng xử lý các câu hỏi lặp đi lặp lại của chatbot là vô giá khi các bộ phận nhân sự dành 30 đến 50% thời gian của họ để trả lời các câu hỏi thường gặp về chính sách của công ty, kỳ nghỉ hoặc lương thưởng. Vì lợi ích này, Coca-Cola, Ngân hàng Axis và các công ty lớn khác đã dùng thử Leena AI bot, ứng dụng này ngay lập tức trả lời các thắc mắc của nhân viên thông qua Slack, Facebook hoặc Skype.
Ngược lại, một số bot nhân sự được thiết kế để đặt câu hỏi đánh giá sự hài lòng của nhân viên. Hình ảnh bên dưới: mỗi tuần bot Slack có tên là Leo sẽ tiếp cận các thành viên trong nhóm với một loạt câu hỏi, thu thập phản hồi và cung cấp lại cho người quản lý trong các kênh riêng.
Ngoài ra, còn có các chatbot đa chức năng có thể giúp đỡ với các vấn đề nhân sự khác nhau. Ví dụ như là các chức năng lên máy bay, huấn luyện, tham gia và trả lời các thắc mắc. Những bot này sẽ làm việc không ngừng nghỉ như những trợ lý 24/7 cho mỗi nhân viên và thực hiện hầu hết các nhiệm vụ lặp lại với nguồn lực tối thiểu.
4. Hỗ trợ cá nhân
- tìm kiếm thông tin có giá trị
- quản lý các yêu cầu nội bộ
- trả lời các câu hỏi lặp đi lặp lại.
Nhân viên có thể cần được hỗ trợ tại nơi làm việc, không nhất thiết phải liên quan đến khu vực nhân sự. Công ty càng lớn, càng khó tìm được đúng người hoặc dữ liệu cần thiết. Thật khó tin, nhưng doanh nghiệp trung bình sử dụng khoảng 700 ứng dụng và hệ thống phần mềm trong khi công nhân trung bình của họ lãng phí 1,8 giờ mỗi ngày chỉ để tìm kiếm thông tin.
Một trong những giải pháp khả thi là sử dụng chatbot có thể sàng lọc thông tin từ tất cả các nguồn dữ liệu được kết nối và đề xuất câu trả lời. Trợ lý kỹ thuật số này nên đi kèm với khả năng học máy để tăng độ chính xác của phản hồi và cải thiện kỹ năng giao tiếp theo thời gian.
Chatbots cũng có thể xử lý hàng tá những yêu cầu hàng ngày như 'mật khẩu wifi của khách là gì?' hoặc 'làm cách nào tôi có thể kết nối máy in với máy tính của mình?'. Áp dụng công nghệ này, nhân viên sẽ làm việc tốt hơn và năng suất cao hơn vì không còn bị phân tâm bởi những câu hỏi ngoài lề nhiều lần mỗi ngày.
Tóm lại, hoạt động tốt nhất của chatbot là bạn có thể tùy chỉnh chúng cho các nhu cầu cụ thể của công ty cũng như cho nền tảng giao tiếp mà nhóm sử dụng. Các trợ lý kỹ thuật số đã được chứng minh là hiệu quả trong việc tìm kiếm, lọc và ghi lại thông tin, phân tích và lên kế hoạch, gửi thông báo, quản lý các hoạt động thường ngày, trả lời các câu hỏi đơn giản, thông báo cho mọi người và theo dõi hàng tá quy trình - từ tiến trình nhiệm vụ đến quấy rối tại nơi làm việc. Trong những năm tới, chatbot sẽ chỉ cải thiện các kỹ năng hiện tại và thành thạo những kỹ năng mới.
