Số hóa trong quản trị trường học: Giải bài toán dữ liệu sau sáp nhập

Sáp nhập trường học và những thách thức của ngành Giáo dục

Sáp nhập cơ sở giáo dục là chủ trương lớn nhằm tinh gọn bộ máy, tối ưu nguồn lực và nâng cao chất lượng dạy học. Tuy nhiên, đi liền với cơ hội luôn là những thách thức không nhỏ trong giai đoạn chuyển giao: Số lượng người học tăng đột biến, hồ sơ nhân sự phân tán, trang thiết bị cơ sở vật chất ở các điểm trường có sự khác biệt về định dạng quản lý. Đây cũng là thách thức không nhỏ đối với các trường học và địa phương khi triển khai công tác sáp nhập giáo dục thời gian qua.

Tại Trường Tiểu học Đại Thịnh (xã Quang Minh, Hà Nội), việc hợp nhất từ hai đơn vị cũ (Tiểu học Đại Thịnh A và Tiểu học Đại Thịnh B) đưa quy mô nhà trường lên tới 1.289 học sinh. Thế nhưng, guồng quay của năm học mới không hề bị xáo trộn nhờ việc chủ động thiết lập “trục xương sống” công nghệ ngay từ những ngày đầu.

Theo cô Lê Thị Thu Nga, Hiệu trưởng Trường Tiểu học Đại Thịnh, ngay sau khi có quyết định sáp nhập, Ban Giám hiệu phải xử lý một khối lượng lớn hồ sơ và dữ liệu từ hai đơn vị. Trong đó, việc thống nhất thông tin học sinh, lớp học và các dữ liệu phục vụ quản lý là một trong những nhiệm vụ quan trọng.

Bên cạnh yêu cầu bảo đảm hoạt động dạy học diễn ra ổn định, nhà trường còn phải đáp ứng yêu cầu về tạo lập, quản lý và khai thác dữ liệu giáo dục. Việc chuẩn hóa thông tin định danh học sinh, kết nối với các hệ thống dữ liệu liên quan vì vậy trở thành một phần quan trọng trong quá trình vận hành sau sáp nhập.

Từ quản lý hồ sơ đến vận hành trường học

Một trong những yêu cầu quan trọng sau sáp nhập là thống nhất dữ liệu học sinh từ hai đơn vị thành một hệ thống quản lý tập trung. Việc này không chỉ giúp nhà trường thuận tiện trong tra cứu, cập nhật thông tin mà còn tạo điều kiện để dữ liệu được sử dụng thống nhất trong các hoạt động quản lý giáo dục.

Theo cô Lê Thị Thu Nga, hệ sinh thái giáo dục VnEdu đã hỗ trợ nhà trường đồng bộ và làm sạch dữ liệu học sinh với việc tích hợp định danh VNeID để xác thực thông tin cho học sinh, liên thông trực tiếp với Cơ sở dữ liệu của Bộ Giáo dục & Đào tạo. Lợi ích thiết thực hàng đầu phải kể đến việc số hóa hồ sơ, sổ sách chuyên môn, sổ điểm điện tử, học bạ số và nhận xét năng lực phẩm chất được tích hợp đồng bộ, giúp giáo viên hoàn thành nhiệm vụ chỉ với vài cú click chuột, xóa bỏ hoàn toàn áp lực “hồ sơ giấy”. Toàn bộ hồ sơ học tập, lịch sử rèn luyện của các học sinh từ hai trường cũ được gom về một mối, tạo lập dữ liệu "đúng - đủ - sạch - sống".

VnEdu cũng đem đến giải pháp quản trị vận hành thông minh. Bên cạnh dữ liệu học sinh, hệ thống còn hỗ trợ Ban Giám hiệu trong việc tổ chức thời khóa biểu, quản lý lớp học, đội ngũ và các nguồn lực phục vụ hoạt động giáo dục. Việc tập trung dữ liệu trên nền tảng số giúp cán bộ quản lý có cái nhìn tổng thể hơn về hoạt động của nhà trường và thuận lợi hơn trong quá trình điều hành.

Chưa kể lợi ích về việc nâng cao công tác quản lý nề nếp và bán trú. Phân hệ Điểm danh thông minh tự động thống kê tỷ lệ chuyên cần theo từng trạng thái (nghỉ có phép, không phép, nghỉ theo buổi).

Phân hệ Quản lý dinh dưỡng - Suất ăn bán trú giúp nhà trường kiểm soát chặt chẽ định lượng calo và tiêu chuẩn an toàn bữa ăn hàng ngày cho học sinh.

Việc đưa VnEdu vào vận hành không chỉ giúp Ban Giám hiệu kiểm soát bức tranh toàn cảnh của Nhà trường theo thời gian thực mà còn tạo ra sự thay đổi rõ rệt đối với từng giáo viên và phụ huynh.

Giáo viên được giải phóng khỏi 70-80% khối lượng giấy tờ cơ học, dành trọn tâm huyết cho chuyên môn giảng dạy và theo sát từng học trò. Ở chiều ngược lại, thông qua ứng dụng, phụ huynh có thể theo dõi sát sao tình hình đến lớp, thực đơn bán trú và kết quả rèn luyện hàng ngày của con em mình một cách minh bạch, tiện lợi. Sự gắn kết này góp phần xây dựng môi trường học đường số văn minh, hiệu quả.

Thực tế tại Trường Tiểu học Đại Thịnh cho thấy, sáp nhập trường học không chỉ là bài toán tổ chức bộ máy mà còn là bài toán về dữ liệu và phương thức quản trị. Khi thông tin từ các đơn vị cũ được chuẩn hóa, thống nhất và khai thác trên nền tảng số, nhà trường có thêm công cụ để duy trì hoạt động ổn định trong giai đoạn chuyển tiếp. Đây cũng là nền tảng để nhà trường từng bước hình thành phương thức quản trị hiện đại, minh bạch và dựa trên dữ liệu, hướng tới xây dựng môi trường giáo dục hiệu quả, linh hoạt và phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số của ngành Giáo dục.

Tuy nhiên, hiệu quả của chuyển đổi số không chỉ phụ thuộc vào nền tảng công nghệ. Việc chuẩn hóa dữ liệu, xây dựng quy trình quản lý thống nhất và nâng cao năng lực sử dụng công nghệ của đội ngũ cán bộ, giáo viên là những yếu tố có ý nghĩa quyết định./.