Đồng Tháp triển khai "Phòng họp thông minh", không giấy tờ

Văn phòng UBND tỉnh Đồng Tháp đã ban hành Kế hoạch triển khai Phòng họp không giấy theo hướng Phòng họp thông minh tại Văn phòng UBND tỉnh Đồng Tháp năm 2026 theo Quyết định số 11420/KH-VPUBND ngày 4/9/2026.

Kế hoạch thực hiện chủ trương đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong hoạt động chỉ đạo, điều hành; nhằm đổi mới phương thức tổ chức, điều hành các cuộc họp, từng bước số hóa toàn bộ quá trình chuẩn bị, tổ chức và theo dõi kết quả thực hiện sau cuộc họp, giảm sử dụng tài liệu giấy, nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành.

Kế hoạch hướng đến thay đổi phương thức tổ chức hội họp tại cơ quan hành chính, từng bước chuyển tài liệu giấy sang dữ liệu điện tử, đồng thời quản lý tập trung chương trình, thành phần tham dự và toàn bộ thông tin liên quan.

Không chỉ giảm giấy tờ, mô hình mới còn được kỳ vọng tạo ra một quy trình điều hành xuyên suốt, từ lúc xếp lịch, gửi thư mời, cung cấp tài liệu đến khi ban hành kết luận và theo dõi nhiệm vụ sau cuộc họp đều có thể được thực hiện trên cùng một hệ thống.

Theo kế hoạch, hệ thống sẽ hỗ trợ quản lý lịch và chương trình họp; danh sách đại biểu; quyền truy cập; tài liệu điện tử cũng như các nội dung phát sinh trong quá trình tổ chức.

Theo yêu cầu thực tế, các cuộc họp có thể được tổ chức trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp hai hình thức. Đại biểu tham dự họp được tiếp cận tài liệu đầy đủ, kịp thời trên thiết bị điện tử, qua đó giảm thời gian sao in, phát hành và cập nhật văn bản khi có điều chỉnh.

Một trong những nội dung được tỉnh Đồng Tháp đưa vào nghiên cứu là khả năng ghi nhận âm thanh, chuyển giọng nói thành văn bản và hỗ trợ lập biên bản cuộc họp. Tuy nhiên, các tính năng này chỉ được khai thác chính thức sau khi đánh giá mức độ chính xác, khả năng chỉnh sửa và yêu cầu bảo mật thông tin.

Phòng họp thông minh cũng được thiết kế để hỗ trợ giao nhiệm vụ, ghi nhận kết luận và theo dõi tiến độ thực hiện sau cuộc họp. Đây là bước tiến xa hơn so với việc chỉ thay tài liệu giấy bằng tập tin điện tử, bởi kết quả chỉ đạo có thể được theo dõi đến từng đầu việc và quá trình xử lý.

Cùng với phần mềm, Văn phòng UBND tỉnh sẽ rà soát hạ tầng mạng nội bộ, đường truyền Internet, mạng không dây và các thiết bị đang sử dụng tại phòng họp. Trường hợp cần thiết, thiết bị đầu cuối và phương tiện kỹ thuật sẽ được bổ sung theo nhu cầu thực tế.

Dữ liệu của hệ thống phải được quản lý chặt chẽ, có phương án sao lưu, phục hồi và mở rộng. Việc phân quyền người dùng, kiểm soát truy cập, ghi nhật ký và giám sát hoạt động cũng được đặt ra nhằm bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng.

Quá trình triển khai kế hoạch bao gồm 4 giai đoạn:

Cụ thể, giai đoạn 1 thực hiện khảo sát, xác định yêu cầu và thống nhất phương án triển khai và hoàn thành trước ngày 31/8/2026.

Giai đoạn 2 được tiến hành sau giai đoạn khảo sát và thống nhất yêu cầu trong tháng 10/2026. theo đó, giai đoạn 2 thực hiện cài đặt, cấu hình, thiết lập các chức năng; hoàn thiện các yêu cầu đã được thống nhất; chuẩn bị hạ tầng, thiết bị và các điều kiện kỹ thuật cần thiết.

Giai đoạn 3 kiểm tra, vận hành thử, tập huấn và đưa vào sử dụng, dự kiến trong tháng 11/2026.

Giai đoạn 4 sẽ hoàn thiện và vận hành chính thức sau khi hoàn thành vận hành thử và đáp ứng yêu cầu.

Trung tâm Tin học và Công báo (Văn phòng UBND tỉnh Đồng Tháp) là đơn vị đầu mối tham mưu, phối hợp triển khai thực hiện kế hoạch.

Theo đó, hai đơn vị chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tiến độ thực hiện; phối hợp rà soát, bảo đảm các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, mạng, thiết bị và an toàn thông tin phục vụ vận hành hệ thống; tổ chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ người dùng trong quá trình khai thác hệ thống, v.v./.