Xây dựng chính sách AI để đồng hành cùng người lao động

Hiện nay, nhiều nhân viên vẫn lo ngại rằng AI sẽ khiến họ mất việc hay phần mềm AI giám sát hiệu suất làm ảnh hưởng đến lương, thưởng và cơ hội thăng tiến, hoặc AI sàng lọc hồ sơ ứng tuyển cho các vị trí công việc trong tương lai.

Nhóm nhân viên tích cực sử dụng AI cũng gặp áp lực riêng. Dù giúp làm việc nhanh hơn, nhưng AI tạo sinh lại khiến họ tốn nhiều thời gian hơn cho việc kiểm tra, chỉnh sửa, thử kết quả và xử lý các sản phẩm AI kém chất lượng (workslop).

Nhiều người lao động còn cho biết, AI giúp họ làm việc hiệu quả hơn nhưng khối lượng công việc của họ lại liên tục tăng lên. Việc thao tác liên tục trên nhiều ứng dụng AI tạo sinh khiến người lao động dễ bị kiệt sức về tinh thần, dẫn đến hiện tượng “kiệt sức vì nhập lệnh” (prompt fatigue) hoặc “kiệt quệ não bộ” (AI brain fry).

Việc thiếu cân nhắc yếu tố con người trong hoạch định chính sách AI sẽ dễ xảy ra phản ứng ngược. Nhân viên thậm chí có thể tập hợp lại để bảo vệ quyền lợi của mình trước sự ảnh hưởng của AI tại nơi làm việc.

Tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tránh xung đột bằng cách chủ động hợp tác với nhân viên trong việc xây dựng chính sách AI có cân nhắc đến sức khỏe và sự hài lòng của người lao động. Như vậy, kết quả mang lại sẽ là sự hưởng ứng tích cực, hiệu quả kinh doanh tăng cao cùng môi trường làm việc hạnh phúc.

Theo “Báo cáo xu hướng và tâm lý ngành công nghệ năm 2026” của Công ty công nghệ Dice, giới chuyên môn không phản đối AI mà chỉ cần sự minh bạch về những ảnh hưởng của nó đối với công việc và lộ trình phát triển sự nghiệp.

Ông Paul Farnsworth, Chủ tịch Công ty Dice nhấn mạnh rằng, nhân viên sẽ đồng thuận khi cảm thấy AI được triển khai cùng với họ, chứ không phải bị áp đặt lên họ.

Việc để bộ phận IT độc quyền triển khai dễ khiến doanh nghiệp sa đà vào bài toán kỹ thuật, bảo mật mà bỏ qua nhu cầu thực tế của người lao động. Do đó, các quy định bảo vệ nhân viên cần được tích hợp song hành với hạ tầng quản trị rủi ro và tuân thủ (GRC) hiện có của tổ chức.

Dưới đây là các bước then chốt để xây dựng một chính sách AI đạt được sự đồng thuận chung. Lưu ý rằng các quy định bảo vệ người lao động chỉ đóng vai trò bổ sung, không thay thế cho chính sách quản trị, rủi ro và tuân thủ (GRC) sẵn có của doanh nghiệp.

Tham khảo ý kiến từ tất cả những người liên quan

Cách duy nhất để tạo ra chính sách AI được nhân viên chấp nhận là lắng nghe ý kiến của họ. Bà Monica Washington Rothbaum, CIO kiêm luật sư cao cấp tại công ty J&Y Law chia sẻ rằng, công ty đã bắt đầu bằng việc khảo sát qua SurveyMonkey để tìm hiểu nhu cầu thực tế, sau đó làm việc trực tiếp với từng phòng ban cùng sự tham gia ngay từ đầu của các bộ phận vận hành, IT, HR và Ban lãnh đạo nhằm đánh giá toàn diện cả cơ hội lẫn rủi ro.

Theo bà Rothbaum, phần lớn chính sách AI thất bại vì được ban hành từ phòng họp kín mang tính áp đặt từ trên xuống, trong khi những người trực tiếp sử dụng công cụ hàng ngày mới chính là hạt nhân của cuộc thảo luận.

Đồng quan điểm, ông Paul Farnsworth nhận định, doanh nghiệp cần đưa nhân viên vào quá trình xây dựng chính sách, tham gia các chương trình thử nghiệm (pilot programs) và đóng góp phản hồi.

Điều này là đặc biệt cấp thiết khi nghiên cứu của Dice cho thấy chỉ 48% tổ chức có chính sách AI chính thức, trong khi gần 25% chuyên gia từng tự ý sử dụng AI mà chưa được quản lý phê duyệt.

Duy trì các kênh giao tiếp cởi mở

Xây dựng chính sách AI không phải là công việc “làm một lần là xong”, mà đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục đối thoại với nhân viên theo sự phát triển của công nghệ.

Bà Monica Washington Rothbaum chia sẻ, công ty bà thường xuyên cập nhật thông tin qua các cuộc họp toàn thể, email, Microsoft Teams và thảo luận phòng ban, thậm chí cử riêng nhân sự marketing phụ trách truyền thông về AI để đảm bảo rõ ràng trách nhiệm.

Theo bà Rothbaum, sai lầm lớn nhất của doanh nghiệp là coi AI như một phần mềm thông thường. Thực chất, đây là một cuộc chuyển đổi về vận hành, quản trị và truyền thông. Công nghệ chỉ là phần dễ nhất. Thách thức cốt lõi nằm ở việc xác định dữ liệu được phép sử dụng, phân quyền truy cập, cơ chế kiểm duyệt kết quả và duy trì tính tuân thủ trong bối cảnh công nghệ liên tục thay đổi.

Giải quyết những lo ngại về việc làm

Rào cản lớn nhất khiến nhân viên ngần ngại ứng dụng AI là nỗi lo bị thay thế công việc. Lo ngại này hoàn toàn có cơ sở khi thực tế tái cấu trúc đã xảy ra tại nhiều công ty công nghệ. Theo báo cáo của Dice, phần lớn chuyên gia ngoài ngành AI tin rằng công nghệ này làm mất việc nhiều hơn tạo ra việc mới, trong đó 75% nhận định nhân sự mới chịu rủi ro cao nhất.

Bà Amy Loomis (IDC) cho rằng, những lời trấn an chung chung sẽ trở nên sáo rỗng nếu doanh nghiệp thiếu sự minh bạch. Doanh nghiệp chỉ giữ được niềm tin khi truyền thông rõ ràng về những thay đổi đối với từng vị trí và đưa ra cam kết cụ thể.

Một giải pháp thiết thực là đưa vào chính sách quy định bắt buộc rằng, mọi quyết định nhân sự phải do con người đưa ra, đảm bảo không ai bị sa thải chỉ dựa trên đánh giá tự động của máy móc.

Đảm bảo quyền tiếp cận các chương trình đào tạo

Doanh nghiệp có thể tạo dựng sự đồng thuận và chủ động tham gia của người lao động đối với AI bằng cách đưa quyền tiếp cận các chương trình đào tạo thường xuyên vào chính sách phát triển nhân sự. Đây là cơ hội để nhân viên vừa củng cố kiến thức, chuyên môn hiện có, vừa cập nhật những kỹ năng mới phù hợp với yêu cầu của môi trường làm việc đang thay đổi.

Theo ông Paul Farnsworth, người lao động sẽ có xu hướng chủ động tiếp nhận AI khi nhận thấy công nghệ này mở ra cơ hội học hỏi và phát triển nghề nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng nâng cao hiểu biết về AI (AI literacy), đào tạo nâng cao kỹ năng (upskilling), đồng thời xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng, giúp nhân viên tự tin thích ứng với những thay đổi do AI mang lại.

Việc này cần được thể chế hóa thành cam kết chính sách với tiêu chuẩn, mốc thời gian và chỉ số theo dõi rõ ràng. Bà Amy Loomis nhấn mạnh: Một chương trình đào tạo AI hiệu quả phải đáp ứng hai mục tiêu là dạy cách sử dụng công cụ trong công việc thực tế, đồng thời bồi dưỡng kỹ năng con người (tư duy phản biện, năng lực đánh giá, khả năng thích ứng).

Nếu đào tạo chỉ diễn ra một lần thay vì liên tục thì sự hưởng ứng của nhân viên sẽ chững lại và hoài nghi sẽ gia tăng.

Thiết lập hàng rào bảo vệ trước nguy cơ sử dụng AI gây hại

Đây là một trong những yêu cầu quan trọng trong xây dựng chính sách sử dụng AI tại doanh nghiệp. Các quy định về những hành vi được phép và bị nghiêm cấm cần được xây dựng rõ ràng, dễ hiểu và phổ biến đến toàn thể nhân viên.

Những “hàng rào” này không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu và tuân thủ pháp luật, mà còn góp phần phòng ngừa các nguy cơ thiên vị, phân biệt đối xử hoặc đưa ra quyết định thiếu công bằng do AI gây ra.

Bà Monica Washington Rothbaum nhận định: Doanh nghiệp khai thác AI hiệu quả nhất không phải là nơi triển khai nhanh nhất, mà là nơi biết truyền thông minh bạch, đào tạo nhất quán và chủ động dựng rào chắn an toàn từ trước.

Ví dụ, tại J&Y Law, chính sách quy định nghiêm cấm nhập thông tin bảo mật của khách hàng, doanh nghiệp hay nhân sự vào bất kỳ công cụ AI nào khi chưa được phê duyệt rõ ràng.

Bên cạnh các quy định hạn chế nhằm phòng tránh rủi ro, chính sách AI cần chỉ rõ cách người lao động ứng dụng công nghệ để công việc trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn.

Theo ông Paul Farnsworth, một chính sách AI hiệu quả không nên là danh sách những điều cấm đoán, mà phải cung cấp hướng dẫn rõ ràng giúp nhân viên tự tin sử dụng AI một cách có trách nhiệm.

Ví dụ như tại Dice, chính sách vừa khuyến khích ứng dụng AI để tăng năng suất, vừa duy trì rào chắn an toàn dữ liệu và sự giám sát của con người. Nhờ đó, nhân viên sẽ nhận thấy AI không chỉ mang đến rủi ro mà còn mở ra nhiều cơ hội phát triển./.