SENCO: “Bước nhảy vọt" thông qua chuyển đổi số sau 25 năm phát triển

Lời giải cho bài toán quản trị quy mô lớn

Trong suốt 25 năm hình thành và phát triển, SENCO đã khẳng định vị thế là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực cấp nước, xử lý nước thải và môi trường với các dự án xây dựng, sở hữu và vận hành (BOO) và thiết kế, mua sắm và xây dựng (EPC) trọng điểm. Một số công trình tiêu biểu của SENCO có thể kể tới như: Nhà máy xử lý nước Hà Thanh (Bình Định), nhà máy nước Anh Phát (Thanh Hoá), nhà máy nước sạch Nguyệt Hoá (Trà Vinh) với tổng vốn đầu tư hơn 95 tỷ đồng...

SENCO hiện tại đang có hơn 150 nhân sự với các phòng ban như Phòng Quản trị - Hành chính, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Dự án - Đấu thầu, Phòng Kỹ thuật - Thi công, Phòng Kế hoạch và Quản lý Chất lượng, Phòng Vật tư. Tuy nhiên, khi quy mô đội ngũ vượt mốc 150 nhân sự, phương thức vận hành truyền thống bắt đầu bộc lộ những rào cản.

Trước khi chuyển đổi số, SENCO đối mặt với tình trạng quản lý phân tán, thông tin không tập trung và phụ thuộc quá nhiều vào giấy tờ. Do đó, khi lãnh đạo đi công tác, di chuyển khỏi trụ sở chính sẽ mất nhiều thời gian, chi phí để xét duyệt, lưu trữ, luân chuyển thông tin.

Ông Lê Quang Đạo, Phó trưởng phòng Dự án - Đấu thầu, nhớ lại những ngày tháng đầy áp lực: “Đặc thù ngành nước là nhiều dự án vận hành song song với yêu cầu chính xác cực cao. Trước đây, mỗi phòng ban gần như vận hành theo cách riêng, công việc phân tán và thông tin không tập trung. Có những lúc tôi phải tổng hợp từ nhiều nguồn giấy tờ, file excel, rồi trao đổi qua điện thoại liên tục chỉ để nắm được tình hình chung. Điều đó không chỉ mất thời gian mà còn rất dễ sai sót”.

Đặc biệt, tại các nhà máy, việc chấm công, sắp xếp ca kíp và quản lý nghỉ phép của anh em kỹ thuật hoàn toàn thủ công, gây áp lực lớn cho bộ phận hành chính nhân sự.

Để giải quyết những khó khăn trong việc vận hành và quản trị doanh nghiệp, theo ông Mai Xuân Tiên, Tổng giám đốc SENCO, công ty đã ban hành các quy trình làm việc, phối hợp nội bộ giữa các phòng ban để tránh sự chồng chéo trong quá trình làm việc. Ngoài ra, SENCO còn đầu tư phát triển phần mềm hỗ trợ cho Phòng Vật tư trong việc xử lý đơn đặt hàng của công trình và sử dụng các phần mềm hỗ trợ cho Phòng Tài chính - Kế toán.

Nhận thức rõ chuyển đổi số là yếu tố sống còn trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu ngày càng gay gắt, Ban lãnh đạo SENCO xác định “nếu không tiến lên sẽ bị bỏ lại". Do đó, doanh nghiệp quyết định thành lập Ban Chuyển đổi số và lựa chọn Base.vn làm đối tác đồng hành để xây dựng một "điểm tựa kết nối" toàn diện cho doanh nghiệp. Các thành viên Ban Chuyển đổi số được phân công nhiệm vụ cụ thể, trực tiếp tham gia chuẩn hóa và số hóa quy trình nghiệp vụ trên nền tảng phần mềm. Đồng thời, đây cũng là lực lượng tiên phong thử nghiệm, phát hiện và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai.

Hành trình chuyển mình: Từ tư duy đến hành động

Quá trình chuyển đổi số tại SENCO không đơn thuần là áp dụng phần mềm, mà là hành trình thay đổi tư duy của cả một tập thể. Lộ trình triển khai được xây dựng bài bản từ khâu khảo sát nhu cầu đến việc số hóa từng quy trình cốt lõi trên các phân hệ: Request (Phê duyệt), Wework (Quản lý công việc), Timeoff (Nghỉ phép) và HRM (Quản trị nguồn nhân sự).

Giai đoạn đầu không tránh khỏi những thách thức khi nhân sự vốn đã quen với lối mòn ghi chép thủ công. Có những thời điểm, khối lượng công việc tăng gấp đôi do phải vận hành song song cả hệ thống cũ và mới. Tuy nhiên, với sự quyết tâm từ cấp lãnh đạo và sự đồng lòng của đội ngũ nhân sự, SENCO đã từng bước chuẩn hóa các quy trình nhỏ nhất, đưa toàn bộ hoạt động lên một nền tảng duy nhất.

Kết quả đột phá

Sau thời gian quyết liệt triển khai, SENCO đã ghi nhận những chuyển biến rõ nét trong hoạt động quản trị, từng bước tinh gọn quy trình vận hành và xây dựng nền tảng doanh nghiệp số toàn diện. Những thủ tục hành chính vốn mất nhiều thời gian như xin nghỉ phép, đề xuất công việc, tạm ứng hay phê duyệt hồ sơ nay đều được số hóa và xử lý trực tuyến, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và rút ngắn đáng kể thời gian xử lý.

Ví dụ, trước kia quy trình xin nghỉ phép thực hiện bằng bản giấy từ khi chuyển đổi số, quy trình được thực hiện trên Base, cán bộ, nhân viên có nhu cầu nghỉ phép chỉ cần thực hiện trên Timeoff, tất cả các luồng duyệt được thiết lập sẵn tới cấp phê duyệt và được thực hiện trên phần mềm, tiết kiệm được thời gian in ấn và trình ký. Công tác chấm công và quản lý nhân sự tại các nhà máy cũng được số hóa hoàn toàn, giúp giảm đáng kể thời gian tổng hợp dữ liệu, hạn chế sai sót và nâng cao tính minh bạch.

“Trước khi sử dụng Base, tôi có gặp khó khăn trong việc tổng hợp dữ liệu chấm công và nghỉ phép của cán bộ nhân viên bởi ở nhà máy cán bộ nhân viên làm việc theo ca, đôi khi đi hỗ trợ vận hành ở các công trình thi công lân cận nên việc tổng hợp công hơi mất thời gian”, một nhân viên hành chính - nhân sự tại Nhà máy nước sạch Quy Nhơn cho biết. Nhân viên này chia sẻ nền tảng quản trị này đã giúp anh chủ động hơn trong công việc, chuyển đổi từ quản lý thủ công sang số hóa quy trình tập trung, giúp tăng tốc độ xử lý công việc, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa năng suất thông qua tính minh bạch.

Còn theo ông Lê Quang Đạo, Phó trưởng phòng Dự án - Đấu thầu SENCO, giá trị lớn nhất mà Base mang lại là tinh gọn quy trình vận hành và xây dựng doanh nghiệp số toàn diện. Nền tảng giúp số hóa quy trình, tăng cường minh bạch thông tin và kết nối dữ liệu giữa các bộ phận, từ đó nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa nhân sự.

Cụ thể:

Về tối ưu hiệu suất và thời gian, từ khi sử dụng Base, SENCO đã tiết giảm được hơn 15% thời gian vận hành so với trước đây.

Về tăng tốc độ phê duyệt, tốc độ phê duyệt tài liệu, hồ sơ tăng rõ rệt từ 2 đến 3 lần. Mọi thủ tục hành chính, tạm ứng hiện có thể thực hiện ngay trên smartphone thay vì chờ đợi ký giấy tờ bản cứng.

Về minh bạch hóa quản trị, toàn bộ quy trình chấm công, tính lương và quản lý nhân sự tại các nhà máy đã được số hóa hoàn toàn. Nhân viên có thể chủ động kiểm tra công, gửi đề xuất hay xin nghỉ phép mọi lúc mọi nơi, giúp giảm tải áp lực cho bộ phận nhân sự và tăng tính công bằng, rõ ràng trong tổ chức.

Về tiết kiệm chi phí, việc hướng tới mô hình văn phòng không giấy tờ đã giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí in ấn và lưu trữ hồ sơ vật lý.

Tổng giám đốc SENCO Mai Xuân Tiên nhận định: "Giá trị mà Base mang lại là rất lớn. Base không chỉ là công cụ kiểm soát, mà là công cụ để “giải phóng” chúng tôi".

Chia sẻ về yếu tố then chốt quyết định thành công của quá trình chuyển đổi số, ông Mai Xuân Tiên, Tổng Giám đốc SENCO, cho rằng con người chính là trung tâm của mọi sự thay đổi. Theo ông, sự đồng lòng, quyết tâm cùng tinh thần sẵn sàng đổi mới của Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ, nhân viên đã giúp doanh nghiệp triển khai chuyển đổi số thành công, từng bước nâng cao hiệu quả quản trị và hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Tầm nhìn tương lai: Chuyển đổi số gắn liền với chuyển đổi xanh

Thành công bước đầu với Base.vn là nền tảng để SENCO hướng tới những mục tiêu xa hơn. Trong giai đoạn tiếp theo, SENCO dự kiến sẽ đẩy mạnh chiến lược "Chuyển đổi số - Chuyển đổi xanh", chuẩn hóa cơ sở dữ liệu để phục vụ khách hàng tốt hơn. Đặc biệt, Ban lãnh đạo kỳ vọng sẽ tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) vào hệ thống vận hành để nâng cấp năng lực quản trị dự báo.

Với SENCO, chuyển đổi số không phải là đích đến mà là một hành trình liên tục thích nghi để kiến tạo những giá trị bền vững cho cộng đồng và môi trường. "Công nghệ dù tân tiến đến đâu cũng chỉ là công cụ, chính tâm thế sẵn sàng chuyển mình của con người mới là động lực cốt lõi", Tổng giám đốc SENCO Mai Xuân Tiên khẳng định.

Câu chuyện của SENCO là minh chứng cho thấy, ngay cả những doanh nghiệp có bề dày lịch sử cũng có thể tạo nên những "bước nhảy vọt" ngoạn mục nếu có đủ khát vọng và một chiến lược số hóa đúng đắn./.