Robot Lễ tân AI xuất hiện tại Trung tâm hành chính xã Quỹ Nhất, Ninh Bình: Dấu mốc mới của chuyển đổi số cơ sở

Trong tiến trình xây dựng chính quyền số, chuyển đổi số toàn diện từ Trung ương đến địa phương, nhiều mô hình ứng dụng công nghệ cao đã được triển khai ở các đô thị lớn. Tuy nhiên, việc một xã cơ sở mạnh dạn đưa robot trí tuệ nhân tạo (AI) vào phục vụ người dân ngay tại bộ phận “một cửa” lại là câu chuyện mang nhiều ý nghĩa.

Xã Quỹ Nhất, Ninh Bình đã trở thành điểm sáng khi phối hợp với Tập đoàn MISA tổ chức Lễ ra mắt Hệ thống AI Robot Lễ tân tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã.

Sự kiện này không đơn thuần là một hoạt động giới thiệu thiết bị công nghệ, mà là tuyên bố mạnh mẽ về quyết tâm cải cách hành chính, nâng cao chất lượng phục vụ người dân theo hướng hiện đại, minh bạch và hiệu quả.

Bước chuyển từ “một cửa truyền thống” sang “một cửa thông minh”

Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Quỹ Nhất vốn là nơi tiếp nhận, giải quyết hàng trăm lượt hồ sơ mỗi tháng. Các thủ tục liên quan đến hộ tịch, đất đai, chứng thực, bảo trợ xã hội, đăng ký kinh doanh cá thể… đòi hỏi sự chính xác, nhanh chóng và công khai.

Trong bối cảnh đó, Robot Misa Agent Work – được tích hợp công nghệ AI - đã chính thức đi vào hoạt động như một “lễ tân số” thân thiện. Robot có khả năng tương tác trực tiếp với người dân thông qua hình thức hỏi - đáp bằng giọng nói hoặc màn hình cảm ứng.

Khi người dân đặt câu hỏi về thủ tục hành chính, robot sẽ phân tích nội dung, truy xuất dữ liệu và cung cấp thông tin phù hợp trong thời gian rất ngắn.

Nếu câu hỏi chưa rõ hoặc chưa đầy đủ, robot có thể gợi ý người dân điều chỉnh nội dung, định hướng theo từng lĩnh vực cụ thể như hộ tịch, đất đai, xây dựng, lao động - thương binh và xã hội… Nhờ vậy, việc tra cứu trở nên chính xác và thuận tiện hơn, hạn chế tình trạng hỏi đi hỏi lại nhiều lần.

Điểm đáng chú ý là Robot Lễ tân AI không chỉ dừng ở việc cung cấp thông tin cơ bản, mà hệ thống còn được thiết kế để hỗ trợ tra cứu biểu mẫu, hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện thủ tục hành chính, thậm chí hỗ trợ người dân nộp hồ sơ trực tuyến.

Robot có thể kết nối với Cổng Dịch vụ công Quốc gia và đồng bộ thông tin với Cổng Hành chính công Quốc gia, từ đó cập nhật kịp thời các quy định, biểu mẫu và quy trình mới theo quy định của Nhà nước. Điều này giúp đảm bảo thông tin người dân nhận được luôn chính xác, thống nhất và phù hợp với hệ thống dữ liệu quốc gia.

Một tính năng quan trọng khác là khả năng gợi ý đúng thủ tục, đúng quầy tiếp nhận. Thay vì phải dò hỏi hoặc chờ cán bộ hướng dẫn, người dân chỉ cần trao đổi với robot để được phân luồng chính xác. Tính năng này góp phần giảm áp lực cho đội ngũ cán bộ, công chức tại bộ phận “một cửa”, đặc biệt trong những thời điểm lượng hồ sơ tăng cao.

Trải nghiệm mới mẻ của người dân

Trong ngày đầu vận hành, nhiều người dân xã Quỹ Nhất đã trực tiếp được trải nghiệm Robot Lễ tân AI. Không ít người tỏ ra thích thú khi lần đầu tiên được trò chuyện với một “robot lễ tân” ngay tại trụ sở hành chính xã.

Một người dân cao tuổi chia sẻ rằng, trước đây mỗi lần làm giấy tờ, ông thường phải hỏi nhiều lần vì không nhớ rõ tên thủ tục. Nay chỉ cần nói nhu cầu của mình, robot đã hướng dẫn cụ thể từng bước, từ giấy tờ cần chuẩn bị đến nơi tiếp nhận hồ sơ.

Đối với người trẻ quen sử dụng công nghệ, việc tương tác với robot càng trở nên dễ dàng. Họ có thể nhanh chóng tra cứu thông tin, quét mã để truy cập cổng dịch vụ công và thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến ngay tại chỗ.

Sự thân thiện trong thiết kế, giọng nói rõ ràng, cách hướng dẫn từng bước mạch lạc đã giúp robot trở thành “cầu nối” giữa chính quyền và người dân. Hình ảnh này góp phần tạo nên một diện mạo mới cho chính quyền cơ sở: Hiện đại nhưng gần gũi, công nghệ cao nhưng lấy con người làm trung tâm.

Lợi ích cụ thể cho công tác cải cách hành chính

Việc đưa Robot Lễ tân AI vào hoạt động mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Thứ nhất, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục. Khi người dân được hướng dẫn chính xác ngay từ đầu, hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ hơn, hạn chế tình trạng bổ sung nhiều lần.

Thứ hai, giảm thiểu sai sót. Robot cung cấp thông tin dựa trên dữ liệu chuẩn hóa, tránh nhầm lẫn do truyền đạt thủ công.

Thứ ba, tăng cường tính công khai, minh bạch. Mọi quy trình, biểu mẫu, lệ phí đều được hiển thị rõ ràng, giúp người dân dễ dàng theo dõi.

Thứ tư, hỗ trợ cán bộ, công chức giảm tải khối lượng công việc lặp lại. Thay vì dành nhiều thời gian để giải thích những câu hỏi giống nhau, cán bộ có thể tập trung vào xử lý chuyên môn sâu.

Quan trọng hơn, mô hình này còn tạo tiền đề để hình thành thói quen sử dụng dịch vụ công trực tuyến trong cộng đồng dân cư, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số từ cơ sở.

Hiện thực hóa chủ trương lớn về khoa học, công nghệ

Việc triển khai Robot Lễ tân AI tại xã Quỹ Nhất là bước đi cụ thể nhằm thực hiện tinh thần Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị về đẩy mạnh phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.

Thay vì chỉ dừng ở khẩu hiệu, chính quyền địa phương đã lựa chọn hành động cụ thể, đưa công nghệ vào giải quyết trực tiếp những vấn đề sát sườn của người dân. Điều này cho thấy, chuyển đổi số không chỉ dành cho các thành phố lớn hay cơ quan cấp cao, mà hoàn toàn có thể bắt đầu từ cấp xã - nơi gần dân nhất.

Mô hình Robot Lễ tân AI cũng góp phần hiện thực hóa mục tiêu xây dựng chính quyền số, nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, lấy người dân làm trung tâm phục vụ. Ở đó, công nghệ đóng vai trò công cụ hỗ trợ, còn chất lượng phục vụ và sự hài lòng của người dân mới là thước đo quan trọng nhất.

Là địa phương tiên phong trong tỉnh triển khai mô hình này, xã Quỹ Nhất đặt nhiều kỳ vọng vào hiệu quả lâu dài của Robot Lễ tân AI. Nếu vận hành ổn định, hệ thống không chỉ dừng ở vai trò lễ tân mà còn có thể được nâng cấp để tích hợp thêm nhiều tiện ích như đánh giá mức độ hài lòng, thống kê dữ liệu phục vụ quản lý, phân tích nhu cầu dịch vụ công.

Việc tổng hợp dữ liệu tương tác từ robot cũng giúp chính quyền nắm bắt được những lĩnh vực người dân quan tâm nhiều nhất, từ đó có giải pháp cải tiến quy trình phù hợp. Đây chính là giá trị gia tăng mà công nghệ mang lại: Không chỉ giải quyết công việc hiện tại, mà còn hỗ trợ hoạch định chính sách trong tương lai. Nhiều ý kiến cho rằng, nếu mô hình tại Quỹ Nhất chứng minh được hiệu quả thực tế, đây có thể trở thành hình mẫu để nhân rộng ra các xã, phường khác trong tỉnh và xa hơn nữa.

Dù là robot, nhưng mục tiêu cuối cùng của hệ thống vẫn là phục vụ con người. Sự xuất hiện của Robot Lễ tân AI không thay thế vai trò của cán bộ, công chức mà bổ trợ cho họ. Công nghệ đảm nhiệm phần việc tự động, lặp lại; con người tập trung vào những khâu cần sự linh hoạt, thấu hiểu và trách nhiệm. Trong bối cảnh cải cách hành chính đang bước vào giai đoạn mới, yêu cầu cao hơn về tính minh bạch, hiệu quả và sự hài lòng của người dân, những sáng kiến như tại xã Quỹ Nhất cho thấy quyết tâm thay đổi từ những điều cụ thể nhất.

Hình ảnh người dân trò chuyện với robot ngay tại trụ sở UBND xã không chỉ mang ý nghĩa biểu tượng, mà còn phản ánh một xu hướng tất yếu: Chuyển đổi số phải bắt đầu từ cơ sở, từ những dịch vụ gần gũi nhất với đời sống.

Với bước đi tiên phong này, xã Quỹ Nhất đang gửi đi thông điệp: Cải cách hành chính không chỉ là tinh giản thủ tục, mà còn là đổi mới tư duy phục vụ. Và trong hành trình ấy, Robot AI chính là “trợ lý số” đắc lực, đồng hành cùng chính quyền cơ sở trên con đường xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, vì người dân và doanh nghiệp./.