Công chứng điện tử: Bước tiến pháp lý còn nhiều thách thức

Bước đột phá phù hợp chủ trương Đảng, Nhà nước và kỳ vọng xã hội

Từ ngày 1/7/2025, Luật Công chứng 2024 (sửa đổi) và Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng chính thức có hiệu lực, cho phép công chứng điện tử trực tiếp và trực tuyến. Theo đó, việc công chứng được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử, không dùng giấy tờ và cho ra kết quả là văn bản công chứng ở dạng điện tử.

Đây không chỉ là bước tiến lớn trong cải cách hành chính mà còn đưa hoạt động công chứng bước vào không gian số, trở thành mắt xích quan trọng trong tiến trình xây dựng Chính phủ số, công dân số. Đây cũng là nền tảng xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và liên thông với các thủ tục hành chính khác liên quan đến công chứng, chứng thực giao dịch. Đặc biệt, việc triển khai mô hình này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực giao dịch từ UBND cấp xã sang các tổ chức hành nghề công chứng.

“

Công chứng điện tử trực tiếp: Công chứng viên, người yêu cầu công chứng và các bên liên quan có mặt tại tổ chức hành nghề công chứng, giao dịch được lập dưới dạng điện tử, ký bằng chữ ký số.

Công chứng điện tử trực tuyến: Giao dịch được xác lập thông qua kết nối video trực tuyến từ nhiều điểm cầu khác nhau, đặc biệt hữu ích trong các giao dịch ủy quyền, giúp các bên không cần di chuyển.

Đặc biệt, công chứng điện tử trực tuyến giúp người dân không phải di chuyển nhiều khi giao dịch ở khoảng cách xa về địa lý, ví dụ việc ủy quyền từ các đại sứ quán, lãnh sự quán Việt Nam từ nước ngoài về Việt Nam hoặc từ tỉnh, thành phố này sang tỉnh, thành phố khác.

Bên cạnh đó, việc lưu trữ văn bản công chứng điện tử giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Theo ước tính, mỗi năm Việt Nam có khoảng 8 triệu hồ sơ công chứng, nếu toàn bộ được chuyển sang công chứng điện tử thì chi phí lưu trữ có thể tiết kiệm cho xã hội ít nhất 300 tỷ đồng.

Công chứng điện tử cũng giúp cho việc giao dịch bất động sản trên các sàn giao dịch trực tuyến được thuận lợi, bảo đảm an toàn, khép kín quy trình giao dịch và đăng ký bất động sản trực tuyến.

Như vậy, công chứng điện tử không chỉ mang lại sự tiện lợi, tiết kiệm chi phí mà còn mở rộng khả năng tiếp cận dịch vụ công một cách công bằng, góp phần nâng cao hiệu quả, hạn chế gian lận, rủi ro pháp lý trong các giao dịch và tăng cường khả năng quản lý, tra cứu, kiểm tra của cơ quan nhà nước.

Từ triển khai thí điểm tới nhân rộng

Bộ Tư pháp và các Sở Tư pháp đã chọn một số địa phương để triển khai thí điểm, đồng thời tổ chức tập huấn cho công chứng viên và nhân viên để chuẩn bị vận hành. Cụ thể, Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ, Hà Tĩnh là 5 địa phương đầu tiên trên cả nước được Bộ Tư pháp lựa chọn triển khai thí điểm công chứng điện tử.

Theo lộ trình, từ tháng 8/2025, Hà Tĩnh sẽ đưa cơ sở dữ liệu công chứng - chứng thực vào vận hành. Trên cơ sở đó, các văn phòng công chứng sẽ từng bước triển khai công chứng điện tử, bao gồm: công chứng điện tử tại trụ sở và công chứng điện tử trực tuyến từ xa.

Ông Nguyễn Quốc Tuấn, Giám đốc Sở Tư pháp Hà Tĩnh chia sẻ: “Công chứng điện tử là giải pháp đột phá, đánh dấu bước chuyển quan trọng trong tư duy quản lý và phục vụ nhân dân. Đây là mảnh ghép thiết yếu trong xây dựng Chính phủ số, công dân số - bắt đầu từ những thủ tục pháp lý gần gũi nhất".

Từ góc độ người dùng, nhiều người dân cho biết thực sự bất ngờ vì mọi thủ tục diễn ra nhanh chóng. Việc đăng ký chữ ký số chỉ mất khoảng 3 phút, toàn bộ thời gian công chứng chưa đầy 40 phút, rất tiện lợi và tiết kiệm.

Cần nhiều giải pháp đồng bộ để công chứng điện tử phát huy hiệu quả

Dù đạt được nhiều kết quả tích cực bước đầu, quá trình triển khai công chứng điện tử cũng đã bộc lộ một số khó khăn thực tiễn. Việc kết nối dữ liệu giữa các tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp địa phương và cơ sở dữ liệu trung ương đang trong quá trình chuẩn hoá; chưa có hệ thống liên thông đồng bộ trên toàn quốc. Điều này khiến tra cứu, kiểm tra tính hợp lệ của văn bản công chứng điện tử gặp khó khăn. Chỉ khi kết nối, liên thông được cơ sở dữ liệu thì văn bản công chứng điện tử mới có thể sử dụng hiệu quả, thuận tiện phục vụ các thủ tục liên quan như đăng ký biến động giao dịch, thuế…

Ví dụ, sau khi sáp nhập địa giới hành chính tại một số địa phương, nhiều trường hợp thông tin nơi cư trú trên căn cước công dân chưa được cập nhật. Điều này khiến việc xác minh và cấp chữ ký số lần đầu cho người dân ở một số địa bàn có thể bị chậm hơn bình thường, do nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số cần đối chiếu, xác minh lại thông tin với cơ sở dữ liệu dân cư.

Bên cạnh đó, nhiều cơ quan tiếp nhận thủ tục cũng chưa sẵn sàng. Dù Luật Công chứng và Luật Giao dịch điện tử đã quy định rõ giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử, nhưng trong thực tế, không ít người dân vẫn băn khoăn về việc liệu các cơ quan hành chính công có tiếp nhận loại văn bản này hay không, bởi nhiều cơ quan vẫn đang trong quá trình hoàn thiện quy trình tiếp nhận hồ sơ điện tử.

Mặt khác, hạ tầng công nghệ thông tin của nhiều văn phòng công chứng (nhất là ở địa phương) còn hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu về tốc độ, bảo mật và khả năng lưu trữ lâu dài.

Để hoạt động công chứng điện tử phát huy tối đa hiệu quả, theo các chuyên gia, cần có những giải pháp đồng bộ hơn. Cụ thể, Bộ Tư pháp cần sớm hoàn thiện cơ sở dữ liệu công chứng trung ương và chuẩn kết nối, để các nền tảng tại địa phương và tổ chức hành nghề liên thông được với nhau. Đồng thời, cập nhật và công khai quy trình tiếp nhận hồ sơ điện tử tại các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính, bảo đảm người dân không gặp rào cản trong việc sử dụng văn bản công chứng điện tử cho các thủ tục pháp lý.

Bên cạnh đó, cần có chương trình hỗ trợ kỹ thuật, tài chính cho các văn phòng công chứng ở vùng sâu, vùng xa để đầu tư hệ thống, bảo mật và đường truyền.

Ngoài công nghệ, yếu tố con người cũng đóng vai trò rất quan trọng. Công chứng viên và nhân viên tổ chức hành nghề cần được huấn luyện, không chỉ về thao tác phần mềm mà còn về quy trình pháp lý, quản lý rủi ro số, lưu trữ, chuyển đổi văn bản giấy sang điện tử. Đồng thời, người dân vẫn có tâm lý “tin vào giấy tờ” và chưa quen với việc nhận văn bản công chứng ở dạng điện tử. Do đó, cần đẩy mạnh truyền thông và đào tạo, không chỉ với công chứng viên mà cả với người dân, doanh nghiệp, để nâng cao nhận thức và niềm tin vào giá trị pháp lý, độ an toàn của công chứng điện tử./.