Chuyển đổi số tòa soạn: Con người là chìa khóa để AI phát huy hiệu quả

Tại phiên thảo luận thuộc chương trình học bổng “Africa Elevate” của INMA ngày 22/10/2026, ông Ken Ngaruiya, Giám đốc điều hành (CEO) của Mediamax Network Limited, đã chia sẻ những kinh nghiệm thực tiễn giúp các tổ chức truyền thông quản lý quá trình thay đổi, đồng thời bảo đảm nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong tiến trình chuyển đổi số.

Với chủ đề “Những điều cần biết ngay lúc này về chuyển đổi số và AI”, phiên thảo luận tập trung vào cách các tổ chức truyền thông ứng dụng công nghệ mới mà vẫn đặt con người - những người trực tiếp sử dụng và vận hành công nghệ - ở vị trí trung tâm.

Theo ông Ngaruiya, các nhà lãnh đạo cần chủ động lắng nghe phản hồi của nhân viên, đồng thời giải thích rõ lý do và mục tiêu của những thay đổi. Khi hiểu được định hướng chung, nhân viên sẽ có cơ sở để tiếp nhận các phương thức làm việc mới và tham gia tích cực hơn vào quá trình chuyển đổi.

“Sự rõ ràng còn mạnh mẽ hơn cả động lực. Thay đổi thường mang đến nhiều bối rối, nhưng khi bạn đưa ra một định hướng cụ thể - thứ mà chúng ta thường gọi là “ngôi sao dẫn đường" (North Star) - mọi người sẽ hiểu được mục đích của sự thay đổi đó là gì và tại sao nó lại diễn ra”, ông nhấn mạnh.

Xác định mục tiêu, lan tỏa chuyển đổi số trong toàn tòa soạn

Theo ông Ngaruiya, để dẫn dắt quá trình chuyển đổi số, các nhà lãnh đạo truyền thông cần truyền đạt rõ ràng mục tiêu, đồng thời cho nhân viên thấy tiến độ thông qua những kết quả bước đầu cụ thể.

Chuyển đổi số không nên chỉ là nhiệm vụ của bộ phận công nghệ hoặc một nhóm chuyên gia riêng biệt, mà cần được tích hợp vào hoạt động thường ngày của tất cả các phòng ban. “Đừng tách biệt lĩnh vực chuyển đổi số. Hãy đảm bảo chuyển đổi số được lồng ghép vào mọi khía cạnh của tổ chức, bởi vì cốt lõi của một tổ chức chính là con người”, ông Ngaruiya cho biết.

Cùng với việc xác định mục tiêu, phát triển kỹ năng số cho đội ngũ nhân sự là yêu cầu quan trọng. Theo ông, năng lực này cần được xây dựng ở mọi cấp độ, từ nhân viên mới vào nghề đến đội ngũ quản lý cấp cao.

Nhân viên cần hiểu cách nội dung được sản xuất, phân phối, đo lường hiệu quả và tạo doanh thu trên các nền tảng số. Những kiến thức này không nên chỉ tập trung ở một nhóm nhân sự chuyên trách, mà cần được phổ biến trong toàn tổ chức để các bộ phận có thể phối hợp hiệu quả hơn.

Một giải pháp khác là tìm kiếm và phát huy vai trò của những nhân viên có khả năng thúc đẩy sự thay đổi. Theo ông Ngaruiya, những người tiên phong về kỹ thuật số có thể đến từ bất kỳ bộ phận nào trong tòa soạn, từ thực tập sinh đến những người đã có nhiều năm kinh nghiệm.

Họ có thể hỗ trợ đồng nghiệp diễn giải kết quả, thử nghiệm ý tưởng mới và tháo gỡ những băn khoăn khi các phương thức làm việc quen thuộc được thay thế bằng quy trình mới. Qua đó, quá trình chuyển đổi số có thể được thúc đẩy từ chính đội ngũ nhân viên, thay vì chỉ dựa vào các chỉ đạo từ cấp quản lý.

Phát triển năng lực con người, không chỉ đầu tư công nghệ

Nhấn mạnh vai trò của nguồn nhân lực, ông Ngaruiya cho rằng các tổ chức truyền thông cần chú trọng phát triển và giữ chân nhân tài nội bộ, thay vì chỉ tập trung mua sắm các công nghệ mới.

“Sự thay đổi liên quan đến con người có giá trị hơn bất kỳ công nghệ, thiết bị hay phần mềm hào nhoáng nào mà bạn có thể mua được”, ông khẳng định.

Quan điểm này cho thấy đầu tư công nghệ cần đi đôi với đầu tư cho con người. Việc sở hữu các công cụ hiện đại chưa đủ để bảo đảm chuyển đổi số thành công nếu nhân viên chưa có kỹ năng cần thiết hoặc chưa hiểu cách vận dụng công nghệ vào công việc thực tế.

Ở góc độ ứng dụng AI, bà Sandy Naudé, Giám đốc điều hành Africa Community Media, khuyến khích các chuyên gia truyền thông sử dụng AI để xử lý những công việc lặp đi lặp lại, qua đó nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên, việc ứng dụng cần gắn với đặc điểm của đối tượng độc giả và bối cảnh hoạt động của từng tổ chức.

“Hãy nắm bắt cơ hội và sử dụng AI đúng với mục đích mà nó được tạo ra”, bà Naudé chia sẻ.

Bà đồng thời cảnh báo nguy cơ phụ thuộc quá mức vào những nội dung do AI tạo ra một cách chung chung, thiếu sự phù hợp với bối cảnh địa phương. Điều này đặt ra yêu cầu các chuyên gia truyền thông phải biết lựa chọn, điều chỉnh và sử dụng kết quả từ AI phù hợp với nhu cầu thực tế, thay vì áp dụng máy móc.

Bên cạnh kỹ năng công nghệ, bà Naudé khuyến khích nhân viên chủ động mở rộng năng lực chuyên môn và khả năng giải quyết vấn đề. Bà gợi ý mỗi người có thể tìm hiểu mô tả công việc của những vị trí cao hơn hai cấp so với vị trí hiện tại, tích cực tham gia giải quyết các thách thức trong vận hành và xây dựng mạng lưới quan hệ cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức.

Theo bà, nhân viên cũng cần chứng minh giá trị công việc bằng những kết quả có thể đo lường, chẳng hạn như tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro.

Để minh họa cho khả năng tạo ra cơ hội phát triển nghề nghiệp, bà Naudé đề cập trường hợp một nhà báo trẻ trở thành tổng biên tập chỉ trong vòng ba năm, nhanh hơn những đồng nghiệp lâu năm có thái độ kháng cự trước sự thay đổi.

Chủ động định hình cách ứng dụng AI trong báo chí

Bên cạnh các vấn đề về nhân lực và kỹ năng, phiên thảo luận còn đề cập năng lực đánh giá biên tập, các biện pháp bảo vệ khi sử dụng AI và vai trò của các tổ chức truyền thông châu Phi trong việc chủ động định hình những câu chuyện về chính mình.

Các nội dung trao đổi nhấn mạnh yêu cầu tích hợp công nghệ mới vào quy trình biên tập một cách phù hợp, đồng thời duy trì sự giám sát cần thiết. Điều này cho thấy ứng dụng AI không đơn thuần là đưa thêm công cụ vào quy trình sản xuất nội dung, mà còn đòi hỏi các tòa soạn xác định cách sử dụng, đánh giá kết quả và bảo đảm công nghệ phục vụ đúng mục tiêu biên tập.

Bà Doreen Mbaya, Quản lý bộ phận châu Phi của INMA, cũng kêu gọi những người tham gia chủ động đưa các công cụ số và AI vào công việc.

Từ các ý kiến tại phiên thảo luận, có thể thấy chuyển đổi số và ứng dụng AI trong tòa soạn cần được triển khai đồng bộ trên ba phương diện: xác định định hướng và mục tiêu rõ ràng; phát triển kỹ năng, khuyến khích sự tham gia của nhân viên; và tích hợp công nghệ vào công việc thực tế, gắn với kết quả có thể đánh giá.

Thay vì chỉ tập trung vào việc đầu tư hệ thống mới, các toà soạn báo, tổ chức truyền thông cần tạo điều kiện để nhân viên hiểu, sử dụng và làm chủ công nghệ. Khi chuyển đổi số trở thành một phần trong hoạt động hằng ngày và được chia sẻ trách nhiệm giữa các bộ phận, AI mới có thể phát huy hiệu quả, góp phần nâng cao năng lực hoạt động của tòa soạn trong môi trường truyền thông số./.