Áp dụng công chứng điện tử tiết kiệm cho xã hội hàng trăm tỷ đồng

Ngày 19/9/2025, tại Hà Nội, Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) - Bộ Khoa học và Công nghệ phối hợp với Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam tổ chức Hội thảo "Vai trò của chữ ký số và dịch vụ tin cậy với công chứng điện tử".

Hội thảo là diễn đàn để các cơ quan quản lý, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, đội ngũ công chứng viên trên cả nước và các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tin cậy cùng trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm nhằm góp phần thúc đẩy ứng dụng chữ ký số (CKS) và dịch vụ tin cậy trong hoạt động công chứng, tạo nền tảng để công chứng điện tử được triển khai đồng bộ sau khi Luật Công chứng (sửa đổi) chính thức có hiệu lực từ ngày 1/7/2025.

Chữ ký số và dịch vụ tin cậy là nền tảng quan trọng của công chứng điện tử

Hiện nay, pháp luật về công chứng đã tạo hành lang pháp lý cho công chứng điện tử và Nghị định 23/2025/NĐ-CP của Chính phủ vừa ban hành về chữ ký điện tử (CKĐT) và dịch vụ tin cậy đã thiết lập khung pháp lý đầy đủ cho các dịch vụ tin cậy, chứng thực thông điệp dữ liệu, cấp dấu thời gian, dịch vụ gửi - nhận dữ liệu bảo đảm, v.v.).

Những quy định mới này là cầu nối quan trọng tạo nền tảng pháp lý để công chứng điện tử vận hành hiệu quả, đảm bảo mọi văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý ngang với văn bản giấy.

Phát biểu tại hội thảo, bà Tô Thị Thu Hương, Giám đốc NEAC nhận định: “Nghị định 23/2025 chính là cầu nối quan trọng, tạo nền tảng pháp lý để công chứng điện tử vận hành trong thực tế. Nhờ có CKS và dịch vụ tin cậy, chúng ta mới có thể bảo đảm rằng mọi văn bản công chứng điện tử đều có tính xác thực, tính toàn vẹn và giá trị pháp lý, bảo vệ an toàn quyền lợi cho các cá nhân, tổ chức tham gia giao dịch”.

Bà Tô Thị Thu Hương cũng nhấn mạnh: “Công chứng điện tử không chỉ là một bước tiến về thủ tục hành chính, mà là bước chuyển mình thực sự để xây dựng Chính phủ điện tử, phát triển kinh tế số, xã hội số góp phần đưa dân tộc tiến vào kỷ nguyên vươn mình”.

Theo Luật Giao dịch điện tử (GDĐT) năm 2023, CKS là CKĐT, sử dụng thuật toán khóa không đối xứng để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với nội dung đã ký.

Phân tích các khái niệm về CKS và dịch vụ tin cậy, làm rõ giá trị pháp lý cũng như vai trò của các dịch vụ này trong hoạt động công chứng điện tử, qua đó hỗ trợ công chứng viên tiếp cận và áp dụng đúng quy định pháp luật, bà Lê Thị Mỹ Hạnh, đại diện NEAC cho biết CKS bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ, do đó, Luật GDĐT khẳng định CKS có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay trong giao dịch truyền thống.

"Luật Công chứng năm 2024 quy định văn bản công chứng điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm được ký bằng CKS của công chứng viên và CKS của tổ chức hành nghề công chứng", bà Lê Thị Mỹ Hạnh cho hay.

Khi các GDĐT trở nên phổ biến kéo theo những loại hình dịch vụ có liên quan, một trong số đó là dịch vụ tin cậy. Luật GDĐT quy định 3 loại hình dịch vụ tin cậy gồm:

Dịch vụ cấp dấu thời gian: là dịch vụ để gắn thông tin về thời gian vào thông điệp dữ liệu;

Dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu: gồm dịch vụ lưu trữ và xác nhận tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; dịch vụ gửi, nhận thông điệp dữ liệu bảo đảm;

Dịch vụ chứng thực CKS công cộng: là dịch vụ chứng thực CKS trong hoạt động công cộng.

Nghị định số 23/2025/NĐ-CP đã quy định chi tiết, cụ thể về dịch vụ tin cậy gồm các điều kiện phải tuân thủ về con người, về kỹ thuật, về tài chính… nếu doanh nghiệp muốn kinh doanh loại hình dịch vụ này.

“Đối với lĩnh vực công chứng điện tử, dịch vụ tin cậy là một công cụ hữu hiệu, giúp công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng đơn giản hóa quy trình nghiệp vụ, từng bước chuyển đổi các giao dịch công chứng truyền thống từ môi trường thực sang môi trường số, nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng điện tử”, bà Lê Thị Mỹ Hạnh nhấn mạnh.

Lợi ích thiết thực của công chứng điện tử

Chia sẻ chuyển đổi số (CĐS) hoạt động công chứng, hướng tới triển khai công chứng điện tử, ông Đào Duy An, Tổng Thư ký Hiệp Hội Công chứng viên Việt Nam cho biết nhận thức được tầm quan trọng của CĐS, từ đầu những năm 2000, nhiều nước đã đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin (CNTT) và số hóa các hoạt động công chứng, bắt đầu từ việc sửa đổi, bổ sung pháp luật về công chứng, xây dựng khung pháp lý cho việc ứng dụng cơ sở dữ liệu (CSDL) và thực hiện các hoạt động công chứng trên môi trường điện tử.

Tại Cộng hòa Pháp, để thực hiện công chứng điện tử, Pháp đã sửa đổi, bổ sung nhiều quy định có liên quan, trong đó có Bộ luật Dân sự (sửa năm 2000) và ban hành quy định về CKĐT, công chứng điện tử. Pháp chính thức áp dụng công chứng điện tử từ năm 2008. Công chứng điện tử tại Pháp được đánh giá là một sự chuyển biến lớn về phương pháp và môi trường thực hiện công chứng, giúp việc công chứng nhanh, hiệu quả hơn, văn bản công chứng lưu trữ lâu dài hơn. Hiện nay, khoảng trên 90% văn bản công chứng được ký và lưu trữ ở dạng điện tử.

Tại Trung Quốc, Nhật Bản việc ứng dụng CNTT trong hoạt động công chứng đã bắt đầu từ năm 2000. Các quốc gia khác cũng đã triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung ở phạm vi quốc gia và áp dụng công chứng điện tử, lưu trữ điện tử như Mông Cổ (2019), Hàn Quốc (2018), Liên bang Nga (2014), Uzbekistan (2019), Singapore (2019) …

Năm 2016, Liên minh Công chứng Quốc tế (UINL) đã đưa ra “Khuyến nghị cho các Liên đoàn công chứng và hội đồng công chứng quốc gia thành viên UINL” về “Hành vi công chứng điện tử và quy trình không giấy tờ: các vấn đề kỹ thuật và pháp lý”…

Theo các chuyên gia, những lợi ích công chứng điện tử mang lại cho người dân và xã hội:

Trước hết là tiết kiệm thời gian và chi phí. Người dân có thể thực hiện công chứng một số loại văn bản trực tuyến ngay tại nhà, thay vì phải đi lại nhiều lần đến phòng công chứng. Hồ sơ điện tử được xử lý nhanh chóng, văn bản công chứng có thể được cấp gần như ngay lập tức sau khi công chứng viên ký số.

Thứ hai, công chứng điện tử tăng tính an toàn và minh bạch. Mỗi văn bản công chứng điện tử đều kèm CKS và dấu thời gian, có thể kiểm tra trực tuyến để xác định tính xác thực. Hồ sơ được lưu trữ dưới dạng điện tử, tránh nguy cơ mất mát, hư hỏng hoặc làm giả.

Thứ ba, công chứng điện tử liên thông với nhiều dịch vụ công và GDĐT khác. Văn bản công chứng điện tử có thể sử dụng trực tiếp trong thủ tục đăng ký kinh doanh, giao dịch bất động sản, ngân hàng… mà không cần phải nộp thêm bản giấy, giúp giảm trùng lặp và tạo thuận lợi tối đa cho người dân.

Theo ước tính, với khoảng 8 triệu hồ sơ công chứng mỗi năm tại Việt Nam, việc áp dụng công chứng điện tử có thể tiết kiệm cho xã hội hàng trăm tỷ đồng chi phí lưu trữ và xử lý giấy tờ.

Tại Hội thảo, các đại biểu thống nhất việc triển khai công chứng điện tử cần đi theo lộ trình mở rộng, trong đó công nghệ sẽ được sử dụng để đơn giản hóa thủ tục hành chính. Trước mắt, nhiều giao dịch đơn giản đã có thể thực hiện trực tuyến với chữ ký số và dịch vụ tin cậy, giúp người dân tiết kiệm thời gian, giảm giấy tờ.

Trong giai đoạn tiếp theo, khi hạ tầng kỹ thuật, quy trình nghiệp vụ và kỹ năng số của công chứng viên ngày càng hoàn thiện, phạm vi công chứng điện tử sẽ được mở rộng sang những hợp đồng, giao dịch phức tạp hơn như bất động sản, thừa kế, thế chấp. Cách tiếp cận này vừa tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, vừa bảo đảm an toàn pháp lý và tính minh bạch trong mọi giao dịch.

Hướng tới triển khai đồng bộ công chứng điện tử

Với chức năng là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia (RootCA), NEAC cam kết đồng hành với các cơ quan đơn vị liên quan trong việc triển khai công chứng điện tử. NEAC sẽ phối hợp với các đơn vị liên quan của Bộ Tư pháp và Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam trong công tác phổ biến, đào tạo, nâng cao năng lực sử dụng CKS cho công chứng viên, tạo nền tảng kỹ thuật - pháp lý sẵn sàng cho triển khai công chứng điện tử.

Song song đó, NEAC có nhiệm vụ tuyên truyền, hướng dẫn người dân về lợi ích của chữ ký số và dịch vụ tin cậy, khuyến khích sử dụng CKS cá nhân để thúc đẩy nền kinh tế số, xã hội số, hướng tới mục tiêu 50% người dân trưởng thành có CKS vào cuối năm 2025.

Bà Nguyễn Thị Thơ, Phó Chủ tịch điều hành Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cho rằng sự phối hợp giữa NEAC và Hiệp hội là bước đi cần thiết để bảo đảm công chứng điện tử đi vào cuộc sống: “Hiệp hội sẽ đồng hành cùng NEAC trong việc tuyên truyền, đào tạo và hướng dẫn công chứng viên tiếp cận công nghệ mới, qua đó bảo đảm chất lượng dịch vụ và quyền lợi hợp pháp của người dân”./.

QA