Khi dữ liệu thay giấy tờ, cải cách hành chính đi vào thực chất
Thành phố Hồ Chí Minh (TP.HCM) đẩy mạnh khai thác, sử dụng dữ liệu để giảm giấy tờ, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính. Những mô hình hiệu quả tại cơ sở cho thấy, chuyển đổi số (CĐS) đang từng bước mang lại tiện ích thiết thực cho người dân, doanh nghiệp.
Cắt giảm giấy tờ, nâng cao chất lượng phục vụ
Với người dân, hiệu quả của CĐS không nằm ở số lượng phần mềm được triển khai, hay hồ sơ được quét thành bản điện tử, mà ở việc có phải kê khai lại thông tin, photo giấy tờ, đi lại nhiều lần hay không. Từ yêu cầu thực tế đó, TP.HCM đang chuyển từ số hóa hồ sơ, sang tái cấu trúc quy trình giải quyết thủ tục hành chính trên nền tảng dữ liệu, hướng đến nguyên tắc thông tin chỉ cần cung cấp một lần, nhưng có thể được sử dụng nhiều lần.
Tính đến giữa tháng 6/2026, TP.HCM có 2.042/2.188 thủ tục hành chính được triển khai dịch vụ công trực tuyến, đạt 93,3%. Trong đó, dịch vụ công trực tuyến hoàn toàn chiếm hơn 80%. Toàn bộ 1.301 thủ tục hành chính liên quan hoạt động sản xuất, kinh doanh được xử lý trên môi trường điện tử.
Cũng tại thời điểm này, thành phố tiếp nhận 1.673.708 hồ sơ, giải quyết 1.503.636 hồ sơ, với tỷ lệ đúng hạn hơn 99%. Thành phố đồng thời công bố 2.065 thủ tục hành chính đủ điều kiện thực hiện không phụ thuộc địa giới hành chính, đạt 100% theo chỉ tiêu.
Những con số này phản ánh quy mô lớn của quá trình cải cách, nhưng điều quan trọng hơn là cách dữ liệu được đưa vào từng quy trình cụ thể. Khi cơ quan nhà nước có thể chủ động truy xuất, đối chiếu thông tin từ cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, hộ tịch, đăng ký doanh nghiệp hoặc các cơ sở dữ liệu chuyên ngành, người dân sẽ không còn phải tự mang đến những giấy tờ mà cơ quan giải quyết đã có khả năng khai thác.
Tại phường Phú Nhuận, việc sử dụng lại thông tin đã có trong hệ thống giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, mang lại hiệu quả rõ rệt. Phường đạt tỷ lệ sử dụng lại thông tin đã có trong hệ thống trên 80%. Mô hình hỗ trợ người dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến đã giúp giảm khoảng 12.000 lượt giấy tờ phải cung cấp lại. Thời gian xử lý các lĩnh vực hộ tịch, bảo trợ xã hội, rút ngắn trung bình 30%, trong khi mức độ hài lòng của người dân và doanh nghiệp đạt từ 98% trở lên.
Phường Phú Nhuận cũng đã hỗ trợ gần 40.000 lượt người dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến, giảm khoảng 13.000 lượt giấy tờ phải cung cấp lại. Riêng lĩnh vực hộ tịch có khoảng 2.000 hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc người dân chỉ cung cấp thông tin một lần.
Điểm đáng chú ý ở mô hình này là cán bộ không chỉ tiếp nhận thông tin do người dân khai báo, mà còn chủ động khai thác dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thông qua VNeID, các cơ sở dữ liệu chuyên ngành và kho dữ liệu của thành phố. Những thông tin đã được cung cấp trước đó có thể được đối chiếu, điền sẵn, hạn chế việc kê khai lặp lại.
Một mô hình khác tại phường Phú Thuận cho thấy, cải cách quy trình có thể tạo ra kết quả ngay cả với những thủ tục vốn quen thuộc. Một hộ dân đến làm thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh, sau khi khai thông tin và tải biểu mẫu lên hệ thống theo hướng dẫn, người dân thông báo kết quả sẽ trả trong 3 ngày làm việc, thay vì 5 ngày như trước.
Thời gian giải quyết thủ tục này giảm 40% nhờ rà soát các bước xử lý, xác định rõ trách nhiệm từng khâu, tăng cường xử lý hồ sơ điện tử và loại bỏ thời gian chờ không cần thiết. Một số thủ tục khác cũng được rút ngắn: thủ tục xác định, xác định lại mức độ khuyết tật và cấp giấy xác nhận khuyết tật giảm từ 10 ngày xuống 8 ngày; một thủ tục khác giảm từ 12 ngày xuống 10 ngày. Việc xử lý song song, sử dụng hồ sơ điện tử và chữ ký số giúp giảm thời gian chờ nhưng vẫn bảo đảm các bước thẩm định.
Tại phường An Phú Đông, kết quả vận hành bộ phận phục vụ hành chính công cũng cho thấy vai trò của quy trình số. Từ đầu năm 2026 đến nay, địa phương tiếp nhận, giải quyết hơn 15.000 hồ sơ; toàn bộ hồ sơ được trả trước hoặc đúng hạn, tỷ lệ số hóa đạt 100%. Bộ phận một cửa nhận được hơn 468 lượt đánh giá, với tỷ lệ hài lòng đạt 100%.
Trong khi đó, phường Tân Mỹ triển khai quy trình số hóa 6 bước, đồng thời cam kết người dân không phải nộp lại một loại giấy tờ quá một lần. Địa phương còn đưa trung tâm điều hành thông minh (IOC) vào vận hành, kết hợp bảng thông tin để giám sát tiến độ xử lý dịch vụ công, kịp thời phát hiện hồ sơ trễ hạn và phản ánh qua Tổng đài 1022 theo thời gian thực.
Những mô hình này cho thấy cải cách hành chính dựa trên dữ liệu không phải là một giải pháp đơn lẻ. Kết quả đến từ sự kết hợp giữa số hóa hồ sơ, tái sử dụng thông tin, thiết kế lại quy trình, giám sát tiến độ và hỗ trợ người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến. Khi các khâu được tổ chức đồng bộ, công nghệ mới thực sự giúp giảm việc cho cả người dân lẫn cán bộ xử lý hồ sơ.
Liên thông dữ liệu, bỏ yêu cầu giấy tờ đã có
Để những mô hình hiệu quả ở cấp cơ sở có thể mở rộng, TP.HCM đang tập trung hoàn thiện hạ tầng kết nối và chuẩn hóa các cơ sở dữ liệu. Hiện hệ thống của thành phố đã kết nối 13/16 cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu của bộ, ngành thông qua các nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu. Những lĩnh vực đã được kết nối gồm dân cư, đăng ký doanh nghiệp, đất đai, định danh điện tử VNeID và lý lịch tư pháp. Thành phố cũng hoàn thành kết nối kỹ thuật với Trung tâm Dữ liệu quốc gia để đồng bộ một số tập dữ liệu trọng yếu về giáo dục, y tế.
Gần 99% kết quả giải quyết thủ tục hành chính được cấp dưới dạng điện tử, tạo điều kiện để người dân lưu trữ và sử dụng lại trong những lần thực hiện thủ tục tiếp theo. Đây là bước chuyển quan trọng: thay vì chỉ chuyển giấy tờ thành tệp điện tử, cơ quan nhà nước từng bước sử dụng dữ liệu đã xác thực để thay thế thành phần hồ sơ, giảm việc sao y, chứng thực và xác minh thủ công.
Ở lĩnh vực giáo dục, TP.HCM đã yêu cầu các sở, ngành và UBND phường, xã, đặc khu khai thác dữ liệu học bạ, văn bằng trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo để thay thế giấy tờ khi giải quyết thủ tục hành chính, nếu thông tin đã được kết nối, khai thác đầy đủ và chính xác.
Cách tiếp cận này đặt ra yêu cầu rõ ràng đối với cơ quan hành chính: khi dữ liệu đã có, đã được xác thực và còn giá trị sử dụng, việc khai thác phải trở thành trách nhiệm của cơ quan giải quyết, thay vì tiếp tục chuyển gánh nặng cung cấp thông tin sang người dân. Thành phố cũng yêu cầu các sở, ban, ngành và địa phương phải rà soát thủ tục thuộc phạm vi quản lý, đề xuất cắt giảm thành phần hồ sơ dựa trên dữ liệu đã được công bố. Đồng thời, tái cấu trúc quy trình đối với những thủ tục có thể khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành.
Thành phố cũng yêu cầu công bố, công khai thủ tục hành chính được cắt giảm, đơn giản hóa trên Cổng Dịch vụ công quốc gia trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu công bố thông tin. Sở Khoa học và Công nghệ TP.HCM phối hợp với Trung tâm CĐS TP.HCM hoàn thiện kết nối hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính với các cơ sở dữ liệu. Đồng thời, đồng bộ thông tin và trạng thái xử lý hồ sơ lên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Trong hai năm 2026-2027, thành phố dự kiến triển khai 13 đợt cao điểm xây dựng, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu quốc gia và dữ liệu chuyên ngành trọng điểm. Thành phố cũng đã ban hành khung kiến trúc dữ liệu, khung quản trị và quản lý dữ liệu, xác định các nhóm dữ liệu cốt lõi gồm con người, tổ chức, tài sản, địa chính, địa chỉ và nền địa lý, chuẩn hóa theo mã định danh và từ điển dữ liệu dùng chung.
Mục tiêu của cải cách hành chính dựa trên dữ liệu không chỉ là số hóa giấy tờ, mà còn giảm những việc người dân không cần làm. Khi dữ liệu được kết nối và tái sử dụng hiệu quả, thủ tục sẽ minh bạch, việc đi lại được hạn chế. Với TP.HCM, CĐS chỉ thực sự hiệu quả khi giúp người dân, doanh nghiệp giải quyết thủ tục nhanh hơn, thuận tiện hơn và tiết kiệm chi phí hơn./.