Nghệ An ứng dụng AI trong quản lý và điều hành văn phòng
Sở Khoa học và Công nghệ Nghệ An vừa phối hợp với Viện Nghiên cứu Ứng dụng Công nghệ CMC tổ chức hội thảo khoa học giới thiệu kết quả bước đầu của đề tài nghiên cứu xây dựng mô hình ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản lý, điều hành văn phòng. Ba giải pháp AI được triển khai thử nghiệm đã bước đầu cho thấy khả năng nâng cao hiệu quả quản trị, đồng thời mở ra hướng nhân rộng mô hình trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.
AI mở ra hướng tiếp cận mới cho quản lý hành chính
Ngày 7/8, Sở Khoa học và Công nghệ (KH&CN) tỉnh Nghệ An phối hợp với Viện Nghiên cứu Ứng dụng Công nghệ CMC tổ chức Hội thảo khoa học thuộc đề tài cấp tỉnh "Nghiên cứu xây dựng mô hình ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản lý, điều hành văn phòng tại các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh Nghệ An".
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành yêu cầu tất yếu đối với hoạt động của bộ máy hành chính, AI được xem là công nghệ nền tảng giúp tự động hóa quy trình, khai thác dữ liệu hiệu quả và hỗ trợ ra quyết định. Việc nghiên cứu, phát triển các giải pháp AI phù hợp với đặc thù của cơ quan nhà nước không chỉ mang ý nghĩa khoa học mà còn góp phần hiện thực hóa mục tiêu xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và phục vụ người dân ngày càng tốt hơn.
Đề tài tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận, kinh nghiệm triển khai AI tại một số địa phương; đồng thời khảo sát thực trạng và nhu cầu ứng dụng AI trong công tác quản lý, điều hành văn phòng tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Nghệ An. Trên cơ sở đó, nhóm nghiên cứu đã xây dựng mô hình thử nghiệm gồm ba hệ thống phần mềm ứng dụng AI phục vụ các nghiệp vụ trọng yếu của cơ quan hành chính.
Ứng dụng AI trong quản lý và điều hành văn phòng tại các cơ quan quản lý nhà nước
Điểm nhấn của đề tài là việc nghiên cứu, phát triển và triển khai thử nghiệm ba phần mềm ứng dụng AI phục vụ những nghiệp vụ cốt lõi tại các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh Nghệ An. Đây là ba phần mềm đại diện cho ba nhóm nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, bao gồm quản lý hiện diện và an ninh công sở, quản lý thông tin và báo cáo điều hành, cũng như tổ chức và quản lý hoạt động hội họp.
Cụ thể, phần mềm giám sát và kiểm soát vào ra CIVAMS ứng dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt và AI để kiểm soát người ra vào cơ quan, quản lý cán bộ và khách đến làm việc, đồng thời tăng cường bảo đảm an ninh tại cơ quan. Theo kết quả đánh giá, hệ thống đạt độ chính xác nhận diện tới 99,88%, tích hợp công nghệ chống giả mạo sinh trắc học, thời gian xác thực chỉ khoảng 1,5 giây và có khả năng kết nối với nhiều loại camera IP cũng như các hệ thống quản lý khác.
Trong khi đó, phần mềm tạo báo cáo tổng hợp thông minh hỗ trợ thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, tự động tổng hợp báo cáo định kỳ và đột xuất, tìm kiếm thông tin bằng ngôn ngữ tự nhiên, đồng thời ứng dụng AI để tóm tắt nội dung, trích xuất ý chính và gợi ý cấu trúc báo cáo. Hệ thống giúp rút ngắn đáng kể thời gian tổng hợp thủ công, nâng cao khả năng khai thác kho dữ liệu số của cơ quan.
Giải pháp thứ ba là phòng họp thông minh C-MEET, hỗ trợ tổ chức các cuộc họp không giấy tờ với các chức năng quản lý tài liệu, biểu quyết điện tử, ghi nhận ý kiến phát biểu, bóc băng nội dung cuộc họp, tự động tóm tắt và xây dựng biên bản bằng AI. Hệ thống sử dụng mô hình nhận dạng giọng nói tiếng Việt kết hợp phân tách người nói, giúp giảm đáng kể khối lượng công việc của thư ký cuộc họp và nâng cao hiệu quả lưu trữ thông tin.
Theo nhóm nghiên cứu, quá trình thử nghiệm tại Sở Khoa học và Công nghệ Nghệ An cho thấy cả ba hệ thống đều đáp ứng cơ bản yêu cầu nghiệp vụ, góp phần tự động hóa nhiều công việc vốn được thực hiện thủ công trước đây.
Các công cụ AI giúp nâng cao khả năng tìm kiếm, tổng hợp và phân tích dữ liệu; rút ngắn thời gian xây dựng báo cáo; hỗ trợ tổ chức các cuộc họp không giấy tờ; đồng thời tăng cường hiệu quả quản lý hoạt động tại cơ quan. Các phần mềm cũng được thiết kế trên nền tảng công nghệ hiện đại, có khả năng mở rộng và tích hợp với các hệ thống thông tin dùng chung của cơ quan nhà nước.
Báo cáo kinh nghiệm vận hành cũng ghi nhận các hệ thống bước đầu tạo chuyển biến rõ rệt trong phương thức làm việc. Phần mềm tổng hợp báo cáo giúp chuẩn hóa quy trình báo cáo và giảm nhiều giờ xử lý thủ công; C-MEET góp phần hình thành môi trường họp "không giấy tờ"; còn CIVAMS mang lại trải nghiệm kiểm soát ra vào hiện đại với tốc độ nhận diện nhanh và khả năng chống giả mạo ở mức cao.
Tiếp tục hoàn thiện để nhân rộng trên địa bàn tỉnh
Bên cạnh những kết quả tích cực, nhóm nghiên cứu cũng chỉ ra một số thách thức như yêu cầu cao về hạ tầng công nghệ thông tin, chất lượng dữ liệu đầu vào, khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có và việc tiếp tục hoàn thiện các mô hình AI, đặc biệt trong xử lý tiếng Việt và dữ liệu đặc thù của địa phương.
Các tham luận tại hội thảo cũng nhấn mạnh rằng AI hiện mới đóng vai trò là công cụ hỗ trợ. Mọi nội dung do AI tạo ra vẫn cần được cán bộ, công chức kiểm tra, đối chiếu và chịu trách nhiệm trước khi sử dụng trong quản lý, điều hành hoặc ban hành chính thức nhằm bảo đảm tính chính xác, khách quan và tuân thủ quy định của cơ quan nhà nước.
Từ kết quả thử nghiệm, nhóm nghiên cứu đề xuất lộ trình nhân rộng mô hình theo hai giai đoạn. Giai đoạn 2026 - 2027 sẽ mở rộng triển khai tại các đơn vị có hạ tầng và mức độ sẵn sàng cao như Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Sở Tài chính và một số trường đại học; giai đoạn 2028 - 2030 sẽ mở rộng đồng bộ tới các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập và các cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh, hướng tới hình thành môi trường làm việc số ứng dụng AI trong toàn bộ hệ thống chính quyền.
Theo các đại biểu, nếu tiếp tục được hoàn thiện về hạ tầng số, dữ liệu, nguồn nhân lực và an toàn thông tin, mô hình ứng dụng AI trong quản lý, điều hành văn phòng hoàn toàn có khả năng trở thành giải pháp dùng chung cho các cơ quan nhà nước, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính và xây dựng chính quyền số trên địa bàn tỉnh Nghệ An.